Nouvelle étude SAP Concur, des règles floues alimentent dérives et “expense anxiety” chez
les salariés.
Les politiques de voyage et de frais professionnels sont-elles
suffisamment claires ?
Selon la dernière édition du Global Business Travel Survey de SAP
Concur, un voyageur d'affaires sur deux (50 %) admet avoir contourné les règles
de son entreprise en matière de frais de déplacement au moins une fois dans sa
carrière. Parallèlement, un quart des salariés préfèrent ne pas déclarer
certaines dépenses pourtant légitimes, de peur d'attirer l'attention.
Ces comportements révèlent deux réalités bien distinctes : une
flexibilité involontaire des politiques internes qui laisse trop de place à
l'interprétation, et un déficit de confiance qui freine les collaborateurs dans
leurs démarches de remboursement.
Quand les règles floues ouvrent la porte aux entorses
Si les salariés contournent les politiques de gestion des frais et
déplacements professionnels (T&E), c'est souvent parce que celles-ci le
permettent, implicitement. Les zones grises des politiques T&E favorisent
ces pratiques. Près d'un cinquième des voyageurs (17 %) admettent utiliser les
remises d'entreprise pour réserver des voyages personnels, 14 % ont prolongé un
déplacement professionnel sans poser de congés ni en informer leur responsable,
et 13 % reconnaissent avoir utilisé les fonds de l'entreprise pour des dépenses
personnelles.
Les entorses concernent aussi la prise en charge d'accompagnateurs : 14 % déclarent avoir réglé les repas ou dépenses d'autres personnes
avec les fonds de l'entreprise et autant affirment avoir emmené des invités non
salariés en déplacement.
Ces comportements varient fortement selon les générations. Seuls 32 % des baby-boomers et 37% des membres de la génération X les
reconnaissent, contre 55 % de la génération Y et 55 % de la génération Z. Le
statut hiérarchique joue également un rôle : 54 % des cadres admettent avoir
contourné les politiques T&E, contre 49 % des non-cadres.
Les motivations sont multiples :
• 50% invoquent la souplesse des
politiques, qui permet de justifier facilement la plupart des dépenses
• 15% y voient une forme de
compensation face à des salaires jugés insuffisants
• 15% pointent la faiblesse des
contrôles internes, où les infractions risquent de passer inaperçues
• 14% justifient ce comportement
en déclarant qu'ils se sentent peu attachés à une entreprise qui restreint
leurs habitudes de déplacement
• 13% considèrent cela normal car
« tout le monde le fait ».
Quand la peur du regard freine les déclarations légitimes
Le phénomène inverse existe aussi : un quart des collaborateurs (25 %)
ont renoncé à soumettre des dépenses légitimes au cours de l'année écoulée,
craignant d'être mal perçus en interne. Près d'un voyageur sur cinq (18 %)
redoute d'être identifié comme « trop dépensier » et 19 % souhaitent éviter de
donner l'impression de dépenser plus que leurs collègues.
D'autres font preuve d'une retenue plus consciente :
• 25% s'abstiendraient de
soumettre une note de frais si celle-ci leur bénéficiait personnellement
• 24% éviteraient de dépasser le
budget préapprouvé pour le déplacement
• 16% anticipent un refus et
renoncent d'emblée à toute demande de remboursement.
"En tant qu'employeur, vous souhaitez faire confiance à vos
collaborateurs pour qu'ils respectent les règles. Mais des lignes directrices
floues laissent place à l'interprétation, et déléguer à vos salariés la
responsabilité d'interpréter ces règles peut, en réalité, générer une véritable
anxiété liée aux dépenses. Les entreprises doivent clarifier leurs politiques
et intégrer des garde-fous transparents directement dans les processus de
gestion T&E, afin de créer une compréhension commune de ce qui est pris en
charge - pour que chaque collaborateur se sente légitime à déclarer ses
dépenses réelles. C'est ainsi que l'on rétablit une culture de confiance
mutuelle : la conformité découle plus naturellement d'une expérience
collaborateur réussie.”, conclut Romain
Delcroix, Head of SAP Concur France.