Perk, la plateforme nativement IA de gestion
des voyages et des dépenses, révèle qu'en France un salarié sur cinq (22 %)
falsifie régulièrement ses notes de frais, entre factures gonflées et dépenses
purement inventées. Plus de six salariés sur dix (62 %) reconnaissent l'avoir
déjà fait au moins une fois, et 85 % affirment connaître un collègue qui s'y
est déjà livré.
Ces résultats
s'appuient sur une enquête menée auprès de 1 000 salariés français, dans le
cadre d'une étude internationale réalisée auprès de 8 000 salariés au
Royaume-Uni, aux États-Unis, en Espagne, en Allemagne et en France. Ils mettent
en évidence un système défaillant à tous les niveaux : des processus manuels
offrant un contrôle financier quasi inexistant, jusqu'aux outils numériques qui
laissent encore passer des notes de frais manipulées.
Plus d'un tiers des
salariés français (35 %) continuent de transmettre leurs notes de frais
manuellement, par email ou tableur et les personnes utilisant encore des
processus manuels de gestion des notes de frais en France sont nettement plus
susceptibles de déclarer régulièrement de fausses dépenses (32%) que celles
utilisant un outil dédié.
Les outils structurés
ne résolvent pas non plus le problème : 18 % des salariés équipés d'un système
de gestion des notes de frais soumettent encore régulièrement des demandes
frauduleuses.
Les catégories les plus
souvent concernées sont les repas personnels, les frais d'hébergement, les
frais kilométriques et de location de véhicule, ainsi que les frais de
représentation client. Le montant annuel moyen des dépenses falsifiées par
salarié ayant recours à cette pratique de manière régulière s'élève à 250
euros.
Plus de six salariés
sur dix reconnaissent avoir déjà gonflé ou inventé une dépense
Pour de nombreux
salariés (26 %), la falsification part d'une erreur ou d'une incompréhension
sincère, et 21 % pointent du doigt des politiques de notes de frais peu
claires. Parmi les méthodes les plus répandues, 7 % des salariés français
soumettent régulièrement une facture générée par IA.
Et le contrôle ne
suffit pas à dissuader : près d'un salarié sur cinq (18 %) sait que son
entreprise utilise l'IA pour détecter les notes de frais frauduleuses, sans que
cela ne modifie les comportements.
« La plupart des outils
de gestion des notes de frais sont conçus pour contrôler la dépense après
qu'elle a eu lieu. À ce stade, la finance est déjà en mode rattrapage, à courir
après les justificatifs et à corriger des demandes qui n'auraient jamais dû être
soumises. La solution consiste à intervenir plus tôt : intégrer la politique de
l'entreprise directement dans le parcours de réservation, rapprocher les
justificatifs des données de carte en temps réel, et faire de la conformité le
chemin le plus simple à suivre.
Avec un système conçu ainsi, les marges
d'erreur se réduisent, les demandes arrivent plus propres, et la finance peut
enfin se consacrer à des missions qui ont un impact réel sur l'activité », explique Nikita
Miller, Chief Product Officer chez Perk.
Pour les directions
financières qui souhaitent passer de l'illusion du contrôle à un contrôle réel,
trois priorités stratégiques se dégagent.
- Construire un
dispositif qui ne repose plus sur le justificatif : 58 % des salariés
français ne disposent d'aucune carte d'entreprise, ou évoluent dans des
organisations où l'accès aux cartes est restreint selon l'ancienneté ou la
fonction. En élargissant l'accès aux cartes professionnelles, la transaction
devient elle-même la preuve, et le justificatif ne fait plus que confirmer une
dépense déjà enregistrée.
- Supprimer les
frictions qui justifient la triche : 41 % des salariés ne déclarent pas certaines
dépenses pourtant légitimes, principalement parce que la démarche leur semble
trop fastidieuse au regard du montant. Ces dépenses non réclamées ne sont pas
anodines : elles figurent parmi les raisons les plus citées par les salariés
pour justifier la falsification d'autres notes de frais, perçue comme une forme
de compensation.
- Mettre en place des garde-fous proactifs : intégrer les cartes professionnelles directement dans l'architecture de gestion des dépenses permet de détecter les incohérences avant même que la dépense ne soit engagée. Les plafonds de dépense limitent ce que chaque utilisateur peut dépenser, et les contrôles par catégorie restreignent certains types de frais.