L’AMF publie les
enseignements de ses contrôles sur le rôle et l’implication de la fonction de
conformité des prestataires de services d’investissement.
Cette campagne, qui
s’inscrit dans le cadre des priorités de supervision de l’Autorité, constitue
le premier volet consacré à la fonction de conformité et à l’évaluation du
respect des règles applicables à certains dispositifs transverses, tels que la
formation, la rémunération, les transactions personnelles et les mesures
disciplinaires des prestataires de services d’investissement.
Cette publication
examine le rôle de la fonction de conformité dans les dispositifs transverses,
dont l’encadrement est généralement piloté et coordonné par la direction des
ressources humaines (DRH), afin d’en assurer la pleine conformité.
L’AMF observe que le
rôle et l’implication de la fonction de conformité varient au sein des
établissements du panel, pour des raisons diverses. S’agissant des mesures
disciplinaires, la fonction conformité est correctement positionnée, ce qui
témoigne de l’attention portée par chaque établissement au respect des règles
déontologiques. En revanche, dans le domaine de la rémunération, cette
fonction, bien que centrale, voit son accès aux informations nécessaires à
l’exercice complet de ses missions limité, en raison de restrictions d’accès
aux données les plus pertinentes sur les rémunérations variables attribuées aux
collaborateurs dans trois des quatre établissements du panel. Dans ce contexte,
les conclusions quant au caractère satisfaisant des contrôles de conformité
réalisés sont susceptibles d’être erronées.
L’AMF a mené cette
série de contrôles « SPOT » (Supervision des Pratiques Opérationnelle et
Thématique) auprès de quatre prestataires de services d’investissement (PSI),
exerçant l’activité de banque de financement et d’investissement (BFI), afin de
disposer d’un panel homogène et d’informations comparables. Les quatre
établissements analysés appartiennent tous à de grands groupes bancaires
internationaux.
L’AMF a examiné le rôle
et l’implication de la fonction de vérification de la conformité sur les thèmes
suivants :
1. la vérification du niveau de connaissance et
de qualification des collaborateurs, au regard des exigences réglementaires et
internes ;
2. l’élaboration, la mise en œuvre et le contrôle des politiques de
rémunération, notamment afin d’assurer leur conformité avec les principes
applicables ;
3. les dispositifs relatifs aux mesures disciplinaires, en tant
qu’outils de traitement des manquements et de garantie du respect des règles ;
4. les transactions personnelles : le dispositif de surveillance des
transactions personnelles.
1/ La fonction de conformité a logiquement le rôle d’expert
concernant les contenus des formations réglementaires à développer, ce qui
consiste à s’assurer que les formations correspondent bien aux exigences
réglementaires, sont actualisées et en adéquation avec les collaborateurs
ciblés par ces formations en fonction des postes.
2/ La réglementation confère un rôle central à la fonction de
conformité, à laquelle incombe l’obligation de conseiller l’organe de direction
sur la politique de rémunération préalablement à sa validation. Toutefois, pour
trois des quatre prestataires examinés, aucun élément probant n’a pu être
fourni attestant de l’effectivité de ce conseil. Par ailleurs, la majorité des
prestataires ne permet pas à la fonction de conformité d’accéder aux
informations et données déterminantes en matière de rémunération, celles-ci
étant réservées aux services des ressources humaines et aux lignes
hiérarchiques.
3/ L’AMF constate que la contribution des équipes de conformité
à l’élaboration du corpus disciplinaire demeure limitée, tandis que la fonction
de conformité joue un rôle central dans l’analyse des manquements commis par
les collaborateurs des établissements.
4/ Que les établissements aient choisi un régime unique pour tout le personnel ou une catégorisation des collaborateurs selon leur accès à des informations confidentielles ou privilégiées, tous les établissements du panel ont mis en place un système de préapprobation des demandes concernant les transactions personnelles. Ce mécanisme requiert l’aval de la fonction de conformité, qui s’assure, lors de l’examen de ces autorisations, que les opérations respectent les règles applicables au collaborateur.
En complément de
ces contrôles préalables, la plupart des établissements confient également à la
fonction de conformité la réalisation de contrôles a posteriori, basés sur
l’examen de justificatifs transmis, à l’exception d’un établissement du panel.
Parmi les bonnes
pratiques, l’AMF a relevé les points suivants :
• considérer le fait de ne pas avoir suivi les
formations réglementaires dans les délais impartis comme un « comportement à
risques » et le faire remonter en tant que tel dans l’évaluation annuelle des
collaborateurs ;
• prendre en compte dans le cadre de
l’évaluation annuelle des collaborateurs le respect, des règles et procédures
internes applicables, permettant de valoriser l’adhésion des collaborateurs aux
obligations déontologiques ;
• disposer d’un outil spécifique de gestion des
demandes de pré-autorisation des transactions personnelles ;
• mettre en place un dispositif de suivi des
manquements des collaborateurs à leurs obligations professionnelles identifiés
via les contrôles pilotés par la fonction de conformité.
Parmi les mauvaises
pratiques observées, l’Autorité a identifié le fait de :
• ne pas proposer aux collaborateurs de la
fonction de conformité de passer la Certification AMF ;
• ne pas prévoir de sanctions, notamment de
nature pécuniaire impactant la rémunération variable, en cas de manquements
graves ou répétés au dispositif encadrant les transactions personnelles ;
• ne pas mettre en place de contrôle permettant
à la fonction de conformité de s’assurer que les sanctions prononcées sont
correctement enregistrées dans les outils de suivi RH.
Cette synthèse « SPOT » sera suivie d’un second volet, qui portera sur d’autres acteurs et abordera des thématiques complémentaires.