…. mais
d’un document introuvable.
Par Eric Houdet, Fondateur d’EkologgIA.
Dans la banque,
l’assurance, l’industrie, l’énergie, la santé, l’immobilier ou le notariat, les
entreprises ont appris à vivre avec la réglementation.
Elles disposent de
responsables conformité, de procédures, de systèmes de contrôle, d’audits, de
certifications et parfois de logiciels extrêmement sophistiqués.
Pourtant, une question
beaucoup plus élémentaire reste souvent sans réponse :
Sommes-nous réellement
capables de savoir quel document fait foi ?
Pas quelle version
circule dans une boîte mail.
Pas celle enregistrée
sur le bureau d’un collaborateur.
Pas celle retrouvée
dans un ancien dossier partagé.
Mais la bonne version.
Validée par la bonne personne. À la bonne date. Avec la capacité de démontrer
son historique.
Dans un secteur
réglementé, cette nuance peut devenir considérable.
Car la conformité ne
consiste plus seulement à posséder un document.
Elle consiste à pouvoir
prouver sa gouvernance.
Nous avons créé des
montagnes de documents. Pas toujours les règles pour les gouverner.
Pendant des années, la
transformation numérique a été synonyme de dématérialisation.
Nous avons numérisé les
contrats, les procédures, les rapports, les audits, les dossiers techniques,
les échanges, les preuves et les validations.
C'était nécessaire.
Mais numériser un
document ne signifie pas le gouverner.
Aujourd'hui, une même
information peut exister dans une GED, un SharePoint, un outil métier, une
messagerie, un serveur, un cloud ou simplement sur l'ordinateur d'un
collaborateur.
Elle peut avoir été
copiée.
Renommée.
Modifiée.
Envoyée.
Téléchargée.
Puis réutilisée
plusieurs mois plus tard sans que personne ne sache réellement si elle
constitue encore la version de référence.
Tant que tout va bien,
cette désorganisation reste presque invisible.
Elle devient un
problème le jour où quelqu’un demande :
« Pouvez-vous me
prouver que cette procédure était bien celle applicable à cette date ? »
Et soudain, retrouver
un PDF ne suffit plus.
Le vrai risque
documentaire n'est pas de perdre l'information. C'est de perdre la preuve.
C'est probablement l'un
des changements majeurs auxquels les entreprises réglementées doivent désormais
faire face.
Nous avons longtemps
considéré la gestion documentaire comme une problématique de stockage et de
recherche.
Où se trouve le
document ?
Comment le retrouver
rapidement ?
Comment le classer ?
Ces questions restent
essentielles. Mais elles ne suffisent plus.
Il faut désormais être
capable de répondre à d'autres questions :
Qui a créé cette
information ?
Qui l'a modifiée ?
Qui l'a validée ?
Quelle version était en
vigueur à telle date ?
À quelles règles
était-elle soumise ?
Pendant combien de
temps devait-elle être conservée ?
Qui pouvait y accéder ?
Et surtout :
pouvons-nous le démontrer ?
Voilà ce qu'est
réellement la gouvernance documentaire.
Ce n'est pas du
rangement numérique.
C'est la capacité d'une
organisation à établir des règles claires sur le cycle de vie, la
responsabilité, la traçabilité, l'accès et la valeur probante de son patrimoine
documentaire.
Un document sans
propriétaire est déjà un risque
Dans beaucoup
d'entreprises, nous savons précisément qui est responsable d'un budget, d'un
projet ou d'un client.
Mais qui est
responsable d'une procédure ?
Qui décide qu'elle doit
être mise à jour ?
Qui vérifie qu'une
ancienne version ne circule plus ?
Qui garantit que les
collaborateurs utilisent tous la même information ?
Ces questions
paraissent administratives.
Elles sont pourtant
profondément stratégiques.
Car dans un
environnement réglementé, une information obsolète peut entraîner une mauvaise
décision, une non-conformité, une erreur opérationnelle ou une incapacité à
répondre correctement à un contrôle.
Un document critique ne
devrait jamais être orphelin.
Il devrait avoir un
propriétaire, un statut, une durée de vie, des droits d'accès et un historique.
Autrement dit : une
gouvernance.
Une profession organise
cette preuve depuis des siècles
Il existe en France un
métier dont le cœur est précisément celui-là : établir une version qui fait
foi.
Le notariat.
Un acte authentique
n’est pas seulement un document.
C’est une version
unique, datée, signée, conservée et opposable.
Les minutes sont
archivées pendant des décennies.
Et une étude doit
pouvoir produire aujourd’hui un acte rédigé à la main dans les années 1950 ou
1960.
C’est exactement le
défi que nous rencontrons.
Rendre lisible,
structurée et exploitable une écriture manuscrite vieille de soixante-dix ans.
Sans jamais rompre la
chaîne de preuve qui lui donne sa valeur.
Ce que le notariat
pratique sur le papier depuis toujours, les autres secteurs réglementés doivent
désormais l’organiser sur des volumes numériques considérables.
L'intelligence
artificielle rend cette urgence encore plus grande
L'arrivée massive de
l'intelligence artificielle dans les entreprises ajoute une nouvelle dimension
au problème.
Nous demandons
désormais à des systèmes de retrouver, résumer, croiser et interpréter des
volumes considérables de documents.
Mais une intelligence
artificielle ne peut pas deviner quelle procédure est officiellement valide si
l'entreprise elle-même ne le sait pas.
Elle ne peut pas
déterminer miraculeusement qu'un document de 2023 retrouvé sur un serveur est
obsolète si rien ne permet de l'identifier comme tel.
Elle peut même rendre
le problème plus dangereux : une information incorrecte, autrefois difficile à
retrouver, peut désormais être retrouvée et diffusée en quelques secondes.
L'IA ne supprime donc
pas le besoin de gouvernance documentaire.
Elle le rend
indispensable.
Avant de demander à
l'intelligence artificielle de comprendre nos documents, nous devrions
peut-être commencer par nous assurer que nous savons nous-mêmes lesquels sont
fiables.
Prouver sa gouvernance
suppose de savoir où sont ses documents
Il reste une dimension
trop souvent traitée comme un simple sujet technique.
Démontrer la
gouvernance d’un document suppose de savoir où il est hébergé, sous quelle
juridiction, et qui peut y accéder.
Un acte notarié, un
dossier de crédit, un dossier médical ou un dossier d’assurance ne sont pas des
fichiers ordinaires.
Confier leur analyse à
un modèle hébergé hors de l’Union européenne, c’est accepter que la chaîne de
preuve dépende d’un droit étranger.
Avec le règlement
européen sur l’intelligence artificielle, DORA et NIS2, les organisations
réglementées devront documenter non seulement ce qu’elles traitent, mais où et
avec quels outils.
La souveraineté cesse
alors d’être une préférence.
Elle devient une
condition de la traçabilité.
La conformité de demain
sera aussi une conformité de la preuve
Les entreprises
réglementées vont devoir changer de regard sur leur patrimoine documentaire.
Un document n'est pas
simplement un fichier.
C'est une information
qui possède un contexte, une responsabilité, une temporalité et parfois une
valeur juridique ou réglementaire.
La question n'est donc
plus seulement :
« Avons-nous ce
document ? »
Mais :
« Sommes-nous capables
de démontrer qu'il s'agit du bon document, de la bonne version, validée par la
bonne personne et applicable au bon moment ? »
Cette différence paraît
minuscule.
Elle sépare pourtant le
stockage de la gouvernance.
Et demain, elle
pourrait aussi séparer les entreprises capables de prouver leur conformité de
celles qui pensaient simplement l'être.
Dans les secteurs
réglementés, le risque documentaire n'est plus de ne rien retrouver.
C'est de retrouver quelque chose sans pouvoir prouver qu'on peut lui faire confiance.