L’expression « c’est comme ça qu’on a toujours fait » peut souvent
freiner l’innovation et limiter la croissance d’une entreprise. À mesure que
l’entreprise se développe, il devient impératif de réévaluer et d’adapter les
processus, notamment en matière de gestion des déplacements professionnels et
des notes de frais (T&E).
SAP Concur, référence
mondiale en matière de solutions intégrées de gestion des frais et déplacements
professionnels, analyse les principaux signes indiquant que la gestion “à la
main” T&E n'est plus adaptée.
1. Le suivi des
dépenses devient complexe et fragmenté
À mesure qu’une
entreprise grandit, les déplacements professionnels se multiplient et les
dépenses associées se diversifient. Des billets d’avion aux frais de transport
local, l’augmentation du nombre de voyageurs d’affaires rend la gestion
manuelle des dépenses obsolète et vulnérable aux erreurs.
La recommandation SAP
Concur :
Les solutions de gestion T&E automatisées permettent de centraliser et de
contrôler en temps réel les dépenses, en appliquant des règles de conformité
tout au long du processus, depuis la réservation jusqu’au remboursement. La
plateforme assure ainsi une visibilité constante et une réduction des risques
de non-conformité.
2. L’inadéquation entre
le temps administratif et la productivité des collaborateurs
La gestion des notes de
frais manuelle et la recherche des meilleures options de voyage sont des tâches
chronophages qui dégradent la productivité globale de l’entreprise. Chaque
heure consacrée à des tâches administratives pourrait être utilisée pour des
missions à plus forte valeur ajoutée.
La recommandation SAP
Concur :
L’adoption de solutions professionnelles de gestion des déplacements et des
notes de frais permet de simplifier les tâches administratives grâce à une
plateforme unifiée qui automatise la réservation et le suivi des dépenses. Cela
réduit le temps consacré à ces tâches, permettant aux employés de se concentrer
sur des objectifs stratégiques.
3. Une gestion de la
sécurité des voyageurs insuffisante face aux risques accrus
La sécurité des
employés en déplacement est une priorité. Cependant, dans un contexte mondial
instable, de nombreux risques géopolitiques, sanitaires et climatiques peuvent
nuire à la sécurité des voyageurs d’affaires. Une gestion proactive de la
sécurité devient donc essentielle.
La recommandation SAP
Concur :
Intégrer des solutions T&E avancées permet de suivre en temps réel les
itinéraires, l’hébergement et les événements imprévus affectant les employés.
Ces plateformes offrent également des alertes sur les risques potentiels, avec
des outils de communication pour garantir une prise en charge rapide et
efficace en cas d'incident.
4. L’impossibilité de
mesurer l’efficacité des déplacements professionnels
Sans une évaluation
précise du programme de voyages d’affaires, il devient impossible d'identifier
les opportunités d’optimisation des dépenses et d'améliorer le retour sur
investissement. Le manque de données fiables entraîne une gestion à l’aveugle.
La recommandation SAP
Concur :
L’utilisation de solutions d’analyse intégrées pour évaluer en temps réel les
dépenses, les politiques de voyage et les performances. Les données recueillies
permettent d'identifier les opportunités de réduction des coûts, tout en
optimisant les stratégies de voyage à travers des rapports détaillés sur la
durabilité, les dépenses par catégorie et les tendances de consommation.
Pour les entreprises en croissance, il est primordial d’investir dans des solutions de gestion des déplacements professionnels adaptées aux besoins actuels : visibilité, sécurité et efficacité. SAP Concur recommande de dépasser les solutions « maison » pour opter pour des plateformes professionnelles offrant une gestion fluide et sécurisée des T&E, au service de la performance des collaborateurs et de la rentabilité de l'entreprise.