En 2024, pour la première fois, le taux de vacance des bureaux franciliens a dépassé 10%. Mais il ne faut pas confondre la vacance liée aux surfaces dépourvues de locataires et celle inhérente à l’inoccupation physique des locaux loués… Cette dernière, très coûteuse pour les entreprises, peut être résolue grâce à la digitalisation des espaces.
L’immobilier est le
deuxième poste de charges des entreprises, juste après les salaires. Pourtant,
dans les grandes sociétés, la part des bureaux inexploités ou mal exploités
atteint aujourd’hui 60%, alors qu’elle n’était que de 40% avant la crise
sanitaire. La digitalisation des espaces, qui permet de collecter les données
liées à l’utilisation des bureaux et favorise une gestion en temps réel, peut
aider à résoudre ce problème. « L’objectif est que les entreprises ne
dépensent pas pour les surfaces qu’elles n’utilisent pas ; que ce soit en loyer
ou en énergie », assure Nicolas Vauguier, directeur partenariat de la
plateforme Z#BRE, qui collecte actuellement les données d’usage de 200 000 m²
de surface chez ses clients.
Rationaliser
l’utilisation des espaces
Il est possible
d’optimiser et de rationaliser cette occupation en installant des capteurs afin
« d’instrumenter » les salles de réunions, les espaces partagés et les bureaux
individuels. Les informations collectées sont ensuite partagées avec les parties
prenantes : occupants et gestionnaires ou propriétaires.
« La mise en place du
télétravail a rebattu les cartes. Les locaux sont peu utilisés les lundis et
vendredis, moyennement le mercredi et beaucoup les mardis et jeudis », note Nicolas Vauguier. « Mais il ne suffit
pas de constater ces variations plus ou moins importantes, il faut ensuite
fiabiliser cette information empirique. Cela va aider à recréer l’attractivité
des locaux en lissant le télétravail afin d’avoir une moyenne de venue sur site
un peu plus élevée », ajoute-t-il.
Cette analyse va
permettre à l’entreprise de réorganiser l’utilisation de ses locaux. « Elle
pourra, par exemple, regrouper ses équipes dans un même bâtiment ou un même
étage, ce qui lui évitera de chauffer ou de rafraîchir inutilement et
coûteusement l’intégralité du site », poursuit Nicolas Vauguier.
De substantielles
économies à la clef
Cette gestion optimisée
permet de réaliser des économies non-négligeables : par exemple, en sous-louant
les locaux inutilisés. Plus la surface est importante, plus le gain potentiel
est élevé.
« Nous avons réussi à faire économiser 40 000 m² sur 100 000 m² à
l’un de nos clients dont le taux moyen d’occupation tournait entre 40 et 50%.
Il a recentré son activité sur les immeubles dont il était propriétaire et a
résilié les baux de ceux dont il était locataire. Sur un an, le montant
d’économies est estimé entre 7 et 8 millions d’euros auxquels il faut ajouter
10 à 15% d’économies liées au poste d’énergie », conclut Nicolas Vauguier.