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Les vertus de la note de frais dématérialisée

Par Kahina Belmiloud, Experte Solutions Expense chez SAP Concur.

Gain de temps pour l'entreprise et ses collaborateurs, meilleure expérience utilisateur, lutte contre la fraude, impact écologique réduit… Autant de raisons qui, en 2019, ont poussé 63% des entreprises françaises a engagé ou terminé leur processus de dématérialisation des notes de frais.

-  Quels changements concrets les employeurs et leurs salariés peuvent-ils attendre de la dématérialisation des justificatifs ?
- A quels enjeux les entreprises doivent-elles faire face ? 

La fin du papier : quels avantages ?

Auparavant, les entreprises se contentaient de numériser leurs reçus mais devaient conserver les justificatifs papier. Depuis le 1er juillet 2019, il leur est désormais possible de se débarrasser du papier sous la condition d'utiliser une solution conforme aux modalités de numérisation définies à l'article A 102B-2 du Livre des procédures fiscales. Un changement de législation important donné la corvée et le casse-tête que cette comptabilité représentait pour elles et leurs salariés.

Tout d'abord, la saisie, la manipulation, le classement ou encore l'archivage nécessaires dans le traitement des notes de frais sont une perte de temps considérable pour les entreprises. Une grande partie des collaborateurs y consacrent en moyenne 30 minutes par note de frais chaque mois, des tâches qui se font souvent au détriment de missions à plus forte valeur ajoutée. La fin de la note de frais papier permet aux décideurs de s'orienter vers des missions plus stratégiques, véritables leviers d'accélération de business, et aux collaborateurs de se consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée.
 
S'affranchir de conserver les reçus papier permet non seulement de fluidifier les processus internes de gestion et de contrôle des notes de frais, mais facilite également le quotidien des employés, notamment des nouvelles générations. Donner aux collaborateurs des applications innovantes, faciles d'utilisation et qui leur permettent de gagner du temps est un réel argument pour les entreprises. L'éco-responsabilité, qui passe aussi par le “0 papier”, est un puissant levier de rétention et d'attraction des talents. Les Millennials, particulièrement sensibles aux sujets d'émissions de CO, privilégient des entreprises soucieuses de l'environnement.
 
Enfin, la dématérialisation de la note de frais offre une meilleure expérience aux services comptables et à l'ensemble des salariés. Elle est compatible avec leur quotidien et encourage des usages plus nomades : les smartphones et tablettes sont utilisés à 27% dans ce cadre. Cette fluidité permet aux collaborateurs de déclarer leurs dépenses d'où qu'ils se trouvent, instantanément, et de se faire rembourser plus rapidement. Mais outre des gains de temps et financiers, un tel projet permet aux entreprises de se prémunir contre les fraudes. 


Le numérique pour mieux détecter la fraude

Près d'un Français sur 5 (19%) affirme avoir déjà fraudé le fisc, les aides sociales ou son propre employeur. Entre erreurs intentionnelles et petits arrangements, la fraude à la note de frais représente un coût titanesque pour les entreprises. Estimé à 1,2 Mds€ en France, la fraude impacte négativement leur image de marque. Conscients de ces enjeux, 69% des Français font confiance à la technologie pour lutter contre les déclarations non conformes, grâce à une meilleure traçabilité et un contrôle accru. Par exemple, la technologie offre des solutions pour lutter contre les fraudes (doublons, dépenses non conformes, etc…)

Grâce à une gestion rigoureuse des dépenses, la dématérialisation à valeur probante des notes de frais permet aux dirigeants d'entreprise d'être conformes à la réglementation fiscale. Mais si la dématérialisation des notes de frais semble ne présenter que des avantages pour les entreprises, son succès dépend d'un facteur clé : la manière dont les salariés sont accompagnés dans la transition numérique. 


La conduite du changement, clé de la réussite

La réussite d'un tel projet repose sur la capacité des collaborateurs à adopter les outils de digitalisation. Si pour la plupart des salariés, la gestion papier des notes de frais est une corvée, certains ne sont pas habitués au numérique et restent réticents au changement.
 
Pour ces raisons, la transition vers le digital doit passer par un travail de sensibilisation et de motivation, une formation aux nouveaux outils et à la réglementation, et une présentation des avantages attendus pour les collaborateurs comme pour l'entreprise.

Dans la course à la compétitivité que mènent les entreprises, les bénéfices d'une telle démarche sont réels, tant sur le plan financier, technologique qu'environnemental. La dématérialisation des notes de frais est un puissant levier de modernité et de performance pour la fonction financière d'une entreprise.

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