Chaque été, près des deux tiers des Français prennent plusieurs jours de repos, faisant de la période estivale un enjeu majeur pour l'organisation des entreprises.
Fermeture annuelle, modification des dates de congés ou gestion des salariés qui n'ont pas acquis suffisamment de jours : si l'employeur dispose d'un pouvoir d'organisation, celui-ci s'exerce dans un cadre juridique strict.
Anne Henrion,
experte en droit social au sein du Groupe SVP, fait ici le point sur les règles à
connaître pour concilier contraintes opérationnelles et respect des droits des
salariés.
Fermeture estivale :
une décision possible, mais encadrée
L’employeur peut
décider de fermer l’entreprise pendant une période estivale à condition
toutefois de respecter les règles applicables. Il doit en premier lieu vérifier
les dispositions prévues par la convention collective ou un éventuel accord
d’entreprise, qui peuvent encadrer les périodes de fermeture ou fixer des
modalités particulières de prise des congés.
En l’absence de
dispositions conventionnelles, l’employeur peut décider unilatéralement d’une
fermeture annuelle. Il doit néanmoins respecter plusieurs obligations :
consulter le comité social et économique (CSE) en amont lorsqu’il existe, puis
informer les salariés de la période de prise des congés payés au moins deux
mois avant son ouverture. Les dates individuelles de départ doivent ensuite
être communiquées aux salariés au moins un mois avant leur départ.
La durée de cette
fermeture est également limitée : elle ne peut, en principe, pas dépasser
quatre semaines, la durée maximale du congé principal pouvant être pris en une
seule fois étant fixée à 24 jours ouvrables. Lorsque la fermeture est
inférieure à 24 jours ouvrables et entraîne un fractionnement du congé
principal, l’accord du salarié n’est pas nécessaire. L'employeur doit toutefois veiller à ce que
le salarié bénéficie d'au moins 12 jours ouvrables continus de congé, compris
entre deux jours de repos hebdomadaires.
« La fermeture estivale
est un outil d’organisation à la disposition de l’employeur, mais elle doit
être préparée suffisamment en amont. Le respect des délais d’information et la
consultation du CSE permettent de sécuriser la décision et d’éviter les contestations
», explique
Anne Henrion, experte en droit social au sein du Groupe SVP.
Solde de congés
insuffisant : quelles marges de manœuvre pour l'employeur ?
La fermeture de
l’entreprise peut également poser difficulté lorsque certains salariés n’ont
pas acquis suffisamment de congés payés, notamment les collaborateurs récemment
embauchés. Dans ce cas, sauf dispositions conventionnelles spécifiques,
l’employeur qui ferme l’entreprise pendant la durée légale des congés n’est pas
tenu de verser au salarié une rémunération pour les jours de congés payés
manquants.
Il peut toutefois lui
proposer de prendre des congés payés par anticipation afin de couvrir tout ou
partie de cette période. Cette possibilité repose cependant sur l’accord du
salarié et ne peut pas lui être imposée. Lorsque le salarié ne peut pas être indemnisé
pour l’ensemble de la période de fermeture, une aide de France Travail peut,
sous certaines conditions, compléter sa situation, notamment lorsqu’il
percevait auparavant l’allocation d’aide au retour à l’emploi (ARE).
Modifier des congés en dernière minute : une possibilité limitée aux situations exceptionnelles
Une fois les dates de congés fixées, l’employeur ne peut pas les modifier librement. Il doit d’abord vérifier si un accord d’entreprise ou une convention collective prévoit un délai spécifique de modification.
Ces dispositions conventionnelles s’appliquent
en priorité, y compris lorsqu’elles prévoient un délai différent du délai
légal.
En l’absence de règles
conventionnelles particulières, l’employeur ne peut pas imposer une
modification des dates de congés moins d’un mois avant la date prévue du
départ, sauf en présence de circonstances exceptionnelles. Cette notion n’étant
pas définie par le Code du travail, elle est appréciée au cas par cas par les
juges. Ont notamment été reconnues comme telles certaines situations mettant en
jeu la continuité ou la survie de l’entreprise, comme une commande
indispensable à sa pérennité.
À défaut de
circonstances exceptionnelles justifiées, l’employeur ne peut pas sanctionner
un salarié qui maintient son départ aux dates initialement prévues.
« Une modification tardive des congés peut avoir des conséquences importantes pour le salarié, notamment lorsqu'il a déjà engagé des frais de transport ou d'hébergement. Même si le Code du travail est muet sur la question, il est préférable que l'employeur prenne en charge leur remboursement lorsqu'il est à l'origine du changement. Certaines conventions collectives imposent d'ailleurs cette indemnisation. Plus largement, l'anticipation et le dialogue avec les salariés restent les meilleurs moyens de concilier les contraintes de l'entreprise avec le respect des droits de chacun et d'éviter les difficultés au moment des congés d'été », ajoute Anne Henrion.