Par Toan
Nguyen, CEO chez Shortways.
Dans toutes les organisations, la promesse d’un ERP repose sur un principe simple : centraliser, automatiser et fiabiliser les processus de gestion. Mais pour que cette promesse se concrétise, encore faut-il que les données saisies soient justes, complètes et homogènes.
Et c’est précisément là que le bât blesse.
Malgré les projets de modernisation, les campagnes de formation ou les
procédures internes, la qualité des données reste un sujet récurrent et
structurant, au cœur des préoccupations des directions métiers et DSI.
1. L’ERP, système de référence pour les
processus critiques
L’ERP est le socle des
processus les plus sensibles de l’entreprise : gestion financière, achats,
comptabilité, logistique, gestion des stocks, voire paie ou gestion de projets.
Chaque donnée saisie dans le système peut impacter directement des opérations
de facturation, des commandes fournisseurs, un reporting budgétaire ou la
clôture comptable. Dès lors, une erreur de saisie sur une catégorie d’achat,
une date de commande, ou un code analytique peut générer une chaîne de
conséquences : mauvaise allocation budgétaire, erreurs dans les relances,
désalignement entre les services… Plus l’ERP est intégré, plus les conséquences
se propagent rapidement.
2. Les utilisateurs, premiers responsables
de la qualité des données
Contrairement à une
idée reçue, les erreurs de données ne viennent pas d’un défaut technique de
l’outil, mais d’une mauvaise saisie côté utilisateur. 76% des problèmes de
qualité des données trouvent leurs origines dans les saisies des utilisateurs
(The Warehousing Institute). Cela peut être dû à un manque de compréhension des
champs, une absence de formation sur les règles à appliquer, ou encore une
volonté d’aller vite, sans vérifier les impacts. Dans un ERP, chaque
utilisateur agit à son échelle : il peut créer une commande, rattacher un
projet, enregistrer une dépense… Et chaque action alimente la base de données
globale. C’est pourquoi la qualité des données commence toujours par la qualité
des saisies, dès le premier niveau d’intervention.
3. Les impacts concrets d’une donnée
erronée ou incomplète
Une donnée mal saisie,
incomplète ou incohérente n’est jamais anodine. Elle entraîne des traitements
manuels supplémentaires, des retards, des surcoûts, ou encore des
insatisfactions côté clients ou fournisseurs. Mais cela peut aller au-delà de
cela, elle peut fausser les indicateurs de pilotage, ce qui compromet les
prises de décision stratégiques. Prenons l’exemple d’un code budget mal affecté
: il peut remettre en question la validité d’un reporting mensuel, forcer des
retraitements comptables, et fausser le calcul d’un taux d’engagement. À grande
échelle, ces anomalies deviennent structurelles et nuisent à la fiabilité
globale du système.
4. Les difficultés à instaurer des règles
communes et durables
Un autre frein majeur à
la qualité des données dans l’ERP réside dans l’incapacité à établir et faire
respecter des règles homogènes sur la durée. Les projets ERP impliquent souvent
plusieurs entités, directions ou filiales, avec des pratiques locales parfois
divergentes. L’absence de gouvernance sur les référentiels, la multiplicité des
exceptions, ou la rotation des effectifs complexifient encore cette
homogénéité. Ce manque d’alignement rend difficile l’instauration de bonnes
pratiques durables et génère des écarts d’utilisation qui fragilisent la
fiabilité de l’ensemble du système.
Une solution :
l’accompagnement continu intégré à l’ERP
La qualité des données
dans un ERP n’est pas une option. C’est un levier stratégique, indispensable à
la bonne exécution des processus, à la fiabilité des reporting, et à
l’optimisation des ressources. Elle ne dépend pas uniquement de l’outil, mais
surtout des utilisateurs, des règles partagées, et de l’accompagnement au
quotidien.
Si l’erreur est humaine, alors c’est précisément à cette étape critique – celle de l’accompagnement – que réside la clé pour fiabiliser durablement les saisies. L’accompagnement ne se limite plus à des formations ponctuelles ou à des manuels peu lus. Il doit être continu, personnalisé et intégré dans les écrans du quotidien. C’est cette nouvelle façon de former et de guider qui permet de faire de la qualité de saisie un réflexe naturel. Fiabiliser la saisie à la source renforce la qualité des données, la performance des processus ERP, et, in fine, la confiance dans le système.