À
partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA
devront être en mesure de recevoir des factures électroniques normées et pour
ce faire, devront obligatoirement passer par le Portail Public de Facturation
(PPF) de l’Etat. Si cette obligation légale constitue un changement important
pour les entreprises, cette dématérialisation marque une étape décisive dans
leur transformation numérique, synonyme de modernité, d’efficacité et de plus
de fluidité. Économie de papier, optimisation de la gestion d'entreprise,
meilleure traçabilité, gain de temps permis grâce à l’automatisation des
processus, hausse de la productivité, sécurité renforcée dans la gestion des
données, diminution du risque d’erreur … les atouts sont nombreux mais encore
faut-il être prêt pour l’échéance.
Forterro,
éditeur-intégrateur européen, spécialiste de l’ERP industriel, partage quatre
conseils pour anticiper au mieux l’entrée en vigueur de cette nouvelle
réglementation qui impacte déjà l’ensemble des services de l’entreprise.
1/ Cartographier ses flux
et réaliser un état un audit externe
Afin que le process de
dématérialisation soit le plus fluide possible, cette première étape est
cruciale pour avoir la garantie d’évoluer de concert avec ses différents
partenaires externes - à l’image des commerciaux, des fournisseurs en passant
par l’expert-comptable ou le fiscaliste - et disposer de temps pour cerner les
besoins de chacun et y répondre au mieux. En s’alignant en amont avec ses
partenaires et en les accompagnant progressivement, en dépendra non seulement
l’image de l’entreprise mais aussi une transition réussie, sans friction, sans
perte financière dans cette période de transition et sans prendre le risque de
détériorer la relation client.
Réaliser un état des
lieux s’avèrera ainsi très utile pour obtenir une vision globale et précise du
volume de factures échangées, des différents formats utilisés (PDF, mail,
etc..), du cycle de vie de sa facturation, et des flux informatisés.
L’entreprise pourra ainsi construire un plan d’action efficace pour améliorer
l’ensemble de son processus de facturation.
2/ Evangéliser et
(in)former en interne
Si réaliser un état des
lieux externe est indispensable, la bonne conduite du changement repose aussi
fortement sur une communication efficace et suffisamment fluide en interne,
étape essentielle à ne surtout pas négliger pour se préparer collectivement au
changement. En effet, le passage à l’e-invoicing va bousculer / bouleverser
l’organisation interne mais aussi des habitudes parfois ancrées. Dans ce
processus, plusieurs initiatives peuvent être déployées en interne pour
impliquer chaque collaborateur mais aussi les mettre en confiance telles que :
• Constituer un équipe projet et désigner un
chef de projet
qui aura pour mission d’organiser des séances de travail régulières pour
mesurer l’avancement, anticiper les risques, résoudre les problèmes, tenir
informé les collaborateurs sur les avancées, évangéliser le sujet en interne.
Si cela induit un investissement en temps et en ressources humaines, embarquer
/ impliquer les collaborateurs sera gage d’une transition sereine, efficace et
bien accueillie par tous.
• Mettre en œuvre des plans de formations, en particulier pour
les collaborateurs qui seront très tôt impactés par ce nouvel outil à l’image
de l’équipe IT ou du pôle comptabilité/finances si internalisé.
• Créer un rétroplanning pour visualiser
clairement les dates clés et impératifs jusqu’à l’échéance.
3/ Identifier la
Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) la plus adéquate
Une des étapes les plus
importantes pour se préparer à l’obligation de facture électronique consiste à
choisir sa Plateforme de Dématérialisation Partenaire parmi la liste officielle
communiquée par l’Etat. Cette plateforme, dite “PDP” aura pour rôles d’émettre,
transmettre et recevoir des factures sous format électronique et en extraire
les données utiles à l'administration mais aussi de réceptionner et transmettre
les données de transactions et de paiement. Avant toute prise décision, il
conviendra d’étudier plusieurs éléments afin d’évaluer la pertinence de l’outil
en fonction des besoins uniques de l’entreprise comme : la comptabilité, le processus d’archivage, la
sécurité des données et la robustesse de l’outil, la mise à disposition d’un
support technique en cas de problème ou de questions.
Le choix pourra
également se tourner vers l’intégration native d’un module de facturation
électronique à son ERP qui simplifiera les opérations, garantira la cohérence
des données et optimisera les processus.
Ces dispositions
permettront également dans le même temps de s’assurer du bon état de
fonctionnement de son infrastructure informatique afin d’envisager le
remplacement de certains composants (matériels, logiciels…) par de nouveaux
plus modernes.
4/ Tester avant de
déployer
Il s’agit de la dernière étape indispensable pour s’assurer de l’intégration harmonieuse du nouveau processus de dématérialisation des factures : effectuer des tests fonctionnels sur la création des factures en passant par des tests de connectivité, techniques ou encore sécuritaires.