Sharvy, start-up française éditrice d’une
solution SaaS de gestion intelligente des espaces de travail (parkings,
bureaux, salles…), forte de plus de 100 000 utilisateurs quotidiens (Vinci,
JCDecaux, Nestlé, Ralph Lauren, Onet…), publie les résultats de sa dernière
enquête inédite sur le secteur de l’immobilier de bureaux en France en 2025.
Un sujet qui, loin
d’être anecdotique, est désormais au cœur des défis opérationnels introduits
par le télétravail et le travail hybride. Car si les entreprises n’ont jamais
disposé d’autant de mètres carrés, elles n’ont jamais eu autant de mal à les
utiliser efficacement. Bureaux vides certains jours, saturés le lendemain,
collaborateurs en quête d’un espace adapté à leurs besoins, environnement
fluctuant et difficilement prévisible… Les transformations profondes du travail
et de son espace d’exercice (hybridation, projets transverses, réorganisations,
déménagements) ont bouleversé les habitudes et complexifié la planification
quotidienne. Face à ce paradoxe, la gestion de bureaux via une plateforme
dédiée de “desk booking” apparaît comme une réponse pragmatique permettant de
redonner de la visibilité sur les espaces de bureaux (loyer, charges, empreinte
énergétique…), de fluidifier leur occupation (qui plafonne aujourd’hui à 35%)
et d’améliorer l’expérience des collaborateurs ainsi que la performance des entreprises.
Tiré d’une étude inédite menée par Sharvy auprès de ses clients et de milliers
d’utilisateurs en 2025, ce livre blanc a pour but d’aider les décideurs, RH,
directions immobilières et équipes opérationnelles à répondre à une question
stratégique : quand recourir au desk booking, et comment en tirer le maximum de
bénéfices.
1/ Les bureaux
d’entreprise en 2025 : un paradoxe persistant
Entre espaces de
travail sous-exploités et contraintes d’espace
En 2025, les bureaux
d’entreprise affichent un taux d’occupation à 35 %, avec près de 60 % des
surfaces demeurant inexploitées, alors que de nombreux salariés peinent
quotidiennement à disposer de l’espace correspondant à leurs besoins. La crise
du COVID-19 a joué pour beaucoup dans cette dynamique. Avant la pandémie, les
bureaux affichaient un taux d’occupation moyen de 45 %. Pendant la crise, il
est tombé à 30 %, puis a légèrement repris, sans jamais retrouver son niveau
d’avant. Aujourd’hui, la généralisation du travail hybride (seulement 26% des
salariés travaillent exclusivement au bureau durant toute la semaine) a
instauré une variabilité extrême du taux d’occupation et complexifie la gestion
des bureaux. Le phénomène est bien connu : des plateaux vides, notamment en fin
de semaine, puis saturés quelques jours après. Dans le même temps, nombreuses
sont les entreprises qui doivent accueillir de nouvelles équipes dans des
locaux contraints par des baux de longue durée (3, 6 et même 9 ans), sans
possibilité d’extension rapide.
Un coût invisible mais
lourd pour les collaborateurs et l’entreprise
Ce paradoxe immobilier a un coût bien réel. Pour les salariés d’abord, il se traduit par des irritants quotidiens : arriver au bureau sans certitude de trouver un poste, perdre de précieuses minutes à chercher une place adaptée, parfois même faire un aller-retour inutile. Autant de frictions qui, cumulées, entament la motivation et la productivité. S’y ajoute un coût financier pour l’entreprise. Chaque bureau inoccupé représente un coût annuel de 11 051 € HT (61% de la somme correspondant aux loyers
& assurances, 19% aux coûts d’exploitation
technique, 10% aux services fournis aux collaborateurs et les 10% restant à la
fiscalité). Et ces surfaces inoccupées continuent d’être chauffées, éclairées
et entretenues. Or, dans un contexte où la performance économique se conjugue
désormais avec l’exigence environnementale, cette sous-utilisation doit
questionner la stratégie immobilière et RSE des entreprises.
2/ Le desk booking, une
réponse agile & efficace, mais pas universelle
Les situations où le
desk booking devient un levier indispensable
Le desk booking devient
surtout incontournable dans des situations de forte complexité opérationnelle.
C’est par exemple le cas lors d’un déménagement ou d’une réorganisation : en
aidant les collaborateurs à trouver rapidement leurs repères dans un nouvel
environnement, il fluidifie la transition et réduit l’incertitude. Sur les
grands sites, où se côtoient open spaces, zones collaboratives et équipes
multiples, il va permettre d’éviter la perte de temps liée à la recherche d’un
poste et d’optimiser l’utilisation des espaces. Enfin, quand le travail hybride
est généralisé, il vient compenser la forte variabilité des présences en
redonnant de la visibilité sur l’occupation de l’espace.
Les situations où le
desk booking est moins pertinent et les écueils à éviter
Malgré toutes ses
qualités, le desk booking n’est pas une solution universelle et peut même
devenir contre-productif dans certains contextes. Dans les petites structures,
où chacun sait naturellement où s’installer, un système de réservation viendra
alourdir inutilement les usages. De même, si le temps et les efforts
nécessaires à la gestion et à la configuration d’un outil de gestion des
bureaux pèsent plus que les bénéfices apportés, celui-ci perdra complètement de
son intérêt. À l’inverse, la simplicité, la flexibilité et la possibilité de
s’adapter aux imprévus sont essentielles pour garantir l’adoption de ce genre
de solution. Enfin, la réussite va reposer pour beaucoup sur l’adhésion
culturelle : si le desk booking est perçu comme une contrainte poussée par le
management plutôt que comme une aide concrète pour réduire les conflits d’usage
et fluidifier l’expérience au bureau, son efficacité s’en trouvera compromise.
3/ Deux cas clients
intégrant le déploiement de la solution de desk booking de Sharvy
Cas client IRD France :
Fluidifier le flex office dans un contexte de forte croissance
Face à une augmentation
rapide des effectifs et au développement du télétravail, IRD France s’est
retrouvé dans une situation délicate : l’impossibilité de maintenir des bureaux
attitrés générait tensions, perte de repères et stress au quotidien pour les
collaborateurs de la direction RH. Profitant du réaménagement de ses locaux
marseillais, l’établissement public de recherche a décidé de mener un projet
pilote de flexi-bureau pour ses 55 agents de la direction RH. Résultat : avec
son algorithme d’attribution, la solution Sharvy a permis de répondre aux
besoins de chacun avec les 46 postes de travail disponibles. Et deux mois après
le déploiement, IRD France disposait enfin d’un outil lui permettant
d’anticiper les besoins de ses collaborateurs, tout en réduisant les frictions
et en améliorant la mixité entre équipes. Nelly Bardet, Conceptrice
Multimédia chez IRD : « Ce sont de nouvelles habitudes à expérimenter,
que les nouveaux venus adoptent très vite. Elles ont vocation à s’étendre à
d’autres délégations régionales et autres services de l’IRD. Changer de bureau
a un effet bénéfique sur les relations, cela permet de mieux se connaitre, en
mélangeant les équipes. »
Cas client UpCoop :
Accompagner un déménagement et ses bouleversements organisationnels
Lorsque UpCoop,
maison-mère du groupe Up (Cadhoc, UpDéjeuner), a emménagé dans son nouveau
siège, elle a dû faire face à une transition délicate : passage à l’open space
généralisé, retards de livraison pour plusieurs étages, repères bousculés,
incertitudes sur les espaces disponibles… Pour accompagner ce changement majeur
et offrir de la visibilité aux 850 collaborateurs concernés, l’entreprise a
fait le choix de déployer la solution de desk booking de Sharvy qui a résolu
tous ces problèmes en moins d’un mois. Finalement, grâce à la réservation
centralisée des bureaux et parkings via une interface unique, couplée à un
accompagnement humain (webinars, support dédié) et à une attribution équitable
des espaces, la transition vers le flex office a pu se faire en douceur. Julien Foucher, Directeur de
l’Environnement de Travail chez UpCoop : « Dans la collaboration avec
Sharvy, ce sont l'agilité, l'accompagnement & la co-construction offerts
par l'équipe qui sont de vraies plus-values. Sharvy, ce n’est pas seulement un
partenaire technologique. C'est aussi un partenaire du challenge ! Une
application ludique, mais surtout, très simple d’utilisation. Un critère de
choix de notre côté. »