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[Tribune] Cadeaux de fin d’année : respecter les règles des Administrations Sociales et Fiscales

La fin d’année approche, les entreprises vont offrir des cadeaux à leurs salariés et ou organiser des fêtes de noël… Attention au possible redressement Urssaf si quelques règles ne sont pas respectées. En effet, ces opérations font l’objet d’une stricte surveillance de la part des administrations.

Voltaire Avocats, cabinet spécialisé en droit social, précise ici les conséquences fiscales et sociales des cadeaux offerts par les entreprises à leurs salariés.

Le gouvernement n’a pas souhaité relever le plafond montant de l’exonération des cadeaux aux salariés qui demeure à 5% du plafond de la SS alors qu’il avait augmenté le plafond d’exonération afin d’atteindre 340€ en 2020 et 250€ en 2021.

Alors comment offrir des cadeaux à ses salariés sans s’exposer à des redressements sociaux ? Voici les pistes du cabinet Voltaire Avocats :
- Faut-il privilégier les bons d’achats ou chèque cadeaux ?
- Les risques des événements festifs et le cumul avec les cadeaux ?
- Peut-on cumuler la même année fête de l’entreprise et soirée de noël ?

Les cadeaux aux salariés

Les bons d’achat, chèques-cadeaux et cadeaux remis aux salariés par le comité social économique (CSE) ou par l’employeur dans les entreprises de moins de 50 salariés ou en cas de PV de carence) sont exonérés de cotisations sociales, en fonction de conditions plus ou moins strictes selon le montant cumulé sur l’année. Ces cadeaux offerts au personnel ne constituent pas, pour le salarié, un avantage en nature ou soumis à cotisations sociales.

A titre de tolérance, l’URSSAF admet que les cadeaux et bons d’achat offerts aux salariés soient exonérés de cotisations sociales :

- Soit le montant global de l’ensemble des bons d’achats et cadeaux attribué à un salarié au cours d’une année civile ne doit pas excéder 5% du plafond de la sécurité sociale : au titre de l’année 2022 : 171€. Pour rappel, le gouvernement avait augmenté le plafond d’exonération afin d’atteindre 340€ en 2020 et 250€ en 2021 au lieu de 171,40€ et ce, afin de renforcer le pouvoir d’achat des Français et soutenir la consommation dans les commerces. À ce jour, cette mesure n’est pas prolongée pour 2022.

- Soit le seuil de 5% du plafond mensuel de la sécurité sociale est dépassé : trois conditions doivent alors être remplies :

a/ Être attribué en relation avec un événement concernant le bénéficiaire : naissance, adoption, mariage, pacs, départ à la retraite, fête des mères, fête des pères, Sainte-Catherine, Saint-Nicolas, noël pour les salariés et les enfants jusqu’à 16 ans révolus dans l’année civile, la rentrée scolaire pour les salariés ayant des enfants âgés de moins de 26 ans dans l’année d’attribution (sous réserve de la justification du suivi de scolarité).
Pour la St Nicolas (6 décembre) : l’exonération des bons d’achat attribués à l’occasion de la Saint-Nicolas se limite aux bons d’achat destinés aux hommes non mariés qui fêtent leur 30e anniversaire (à l’instar de la Sainte-Catherine qui célèbre les femmes non mariées qui fêtent leur 25e anniversaire)

b/ Avoir une valeur conforme aux usages
Un seuil commun équivalant à 5 % du plafond mensuel a été fixé par événement et par année civile.
Lorsque deux conjoints travaillent dans la même entreprise, le seuil s’apprécie pour chacun d’eux. Pour la rentrée scolaire, le seuil est de 5% par enfant et pour noël, le seuil est de 5% par enfant et par salarié.

c/ Pour les bons d’achat, avoir une utilisation déterminée
Le bon d’achat doit mentionner, soit la nature du bien qu’il permet d’acquérir, soit un ou plusieurs rayons de grand magasin ou le nom d’un ou plusieurs magasins.
Pour les événements concernant les enfants (rentrée scolaire et noël des enfants), le bon d’achat doit permettre l’achat de biens destinés aux enfants et en relation avec cet événement.

Si ces trois conditions ne sont pas simultanément remplies, le cadeau ou le bon d’achat est soumis aux cotisations de Sécurité sociale pour son montant global, c’est-à-dire en totalité et dès le premier euro.

Les cadeaux et bons d’achat doivent être attribués sans discrimination entre les salariés 

1/ Les bons d’achat
Le bon d’achat doit être attribué pour une utilisation déterminée, en relation avec l’événement à l’occasion duquel il est attribué. Il ne peut pas être échangeable contre des produits alimentaires ou du carburant, mais on admet l’exonération pour les bons d’achat affectés à l’utilisation de produits alimentaires, dits « de luxe », dont le caractère festif est avéré. Ainsi, le bon d’achat doit mentionner :
- Soit la nature du bien
- Soit un ou plusieurs rayons d’un grand magasin
- Soit le nom d’un ou de plusieurs magasins.

2/ Chèques-culture, chèques-disque et chèques-lire
Les chèques-lire, les chèques-disque (échange contre des CD audio et des DVD) et les chèques-culture (échange contre des biens culturels : livres, supports musicaux, cinémas, DVD, places de concert, etc.) sont totalement exonérés de cotisations, de CSG et CRDS, pour autant que les conditions d’attribution soient respectées !
L’utilisation du chèque-culture est conforme à son objet dès lors que celui-ci est exclusivement échangeable contre des biens ou prestations à caractère culturel :
- Soit parce que les enseignes dans lesquelles le chèque-culture peut être utilisé commercialisent exclusivement des biens ou prestations à caractère culturel
- Soit parce que le chèque comporte de manière apparente une restriction d’utilisation aux seuls biens ou prestations culturels.

3/ Les événements festifs
Un évènement festif de fin d’année ou d’anniversaire de l’entreprise, organisé au maximum une fois par an par le CSE ou l’employeur (même en présence d’un CSE), ne soit pas considéré comme un avantage en nature si :
- Tous les salariés y sont conviés
- Le coût de l’évènement est global et non individualisé.

4/ Les séminaires de fin d’année
Lorsque le voyage est pris en charge par l’employeur et présente un caractère professionnel prépondérant, aucun avantage en nature ne doit être retenu, même pour la fraction correspondant à l’agrément.
Tel n’est pas le cas lorsque les salariés ont travaillé moins de la moitié du temps passé sur place et que le voyage a été ouvert aux conjoints des salariés contre une participation financière minime.

Nos préconisations pour éviter un redressement URSSAF

- Ne pas convier le conjoint du salarié ni les membres de sa famille ou exclure toute prise en charge des frais exposés par ces derniers ;

- Établir un programme de travail détaillé prévoyant idéalement au moins la moitié du temps consacré à des activités professionnelles ;

- Prévoir certaines obligations pour les salariés : participation à des réunions, présentation de projets…

- Collecter et conserver les justificatifs des frais exposés individuellement par les salariés en cas de remboursement de frais.

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