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[Tribune] Du bail commercial au contrat de services : quand flexibilité rime avec agilité financière

Par Marie-Anne Morin, Directrice Générale de Flex-O

Selon une étude BNPPRE publié en juin, 60% des entreprises envisageaient de renégocier leur bail et leur loyer. Dans le même temps, 40% envisageaient de résilier leur bail, et 36% voulaient réduire leur surface. Force est de constater que les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur capacité de financement, demandent aux Bailleurs d’assouplir les modalités du bail commercial, voire même étudient des solutions flexibles par le biais de contrats de coworking. Ce mouvement s’accentue encore depuis le printemps et la crise que nous traversons. Comment analyser cela ? Quel est le cadre réglementaire du bail commercial, et quelles sont réellement les alternatives proposées par les nouveaux acteurs flexibles de l’immobilier ?


Vers une évolution de l’environnement de travail

Pour rappel, le bail commercial est un contrat qui régit les relations entre un Bailleur et un Preneur sur une surface définie et pour une durée de 9 ans, avec possibilité pour le Preneur de sortir à l’échéance de chaque période triennale moyennant un préavis de 6 mois. Un bail commercial étant un contrat qui engage les deux parties, sur des montants importants, il est généralement négocié avec l’aide d’un avocat, et fait l’objet de nombreux aller-retours qui peuvent durer plusieurs mois. Entre les premières visites d’immeubles et l’installation du Preneur dans les locaux, il n’est pas rare que 6 à 12 mois se soient écoulés afin de mener les négociations et de faire réaliser les travaux d’aménagement.

A l’inverse, une installation dans un espace de coworking peut se faire en 24h, puisque par définition les locaux sont déjà câblés, aménagés, prêts à accueillir les collaborateurs, et le contrat de service, beaucoup plus court et moins engageant, n’est généralement pas négocié par les parties.


Flexibilité dans le temps et dans l’espace

La flexibilité sur la durée de l’engagement et dans le nombre de mètres carrés attitrés est évidemment un élément clef au jeu des différences. Le bail commercial n’est pas aujourd’hui suffisamment adapté pour les start-ups, pour les sociétés en forte croissance, ou pour celles qui malheureusement anticipent une réduction de leurs effectifs. Il existe bien une dérogation possible avec le bail précaire mais qui s’avère rarement satisfaisante, pour le Bailleur comme pour le Preneur.

Les contrats de services quant à eux proposent des durées d’engagement qui vont d’un mois à plusieurs années et savent s’adapter à une évolution dans l’espace. Si de nouveaux collaborateurs rejoignent l’entreprise cliente, il lui suffit de prendre des espaces supplémentaires. Là où une start-up qui projette de recruter une trentaine de collaborateurs sur 4 ans n’a pas d’autre choix que de louer directement 250 ou 300m² en bail commercial, elle pourra commencer avec un ou deux postes de travail privatisés dans un espace de travail flexible, et augmenter progressivement ses surfaces au fur et à mesure de l’arrivée des collaborateurs, ce qui limite considérablement les coûts initiaux.


Flexibilisation des coûts dits « fixes »

Et c’est bien là le deuxième sujet, souvent sous-estimé par les Bailleurs : le coût de l’installation dans des locaux commerciaux. Ainsi, il est d’usage de demander 3 mois de loyer en dépôt de garantie, et le loyer, ainsi que les charges et taxes sont payables par trimestre d’avance. La mise de fond pour prendre possession de locaux est donc de 6 mois de loyer. Viennent ensuite les coûts d’aménagement pour cloisonner, câbler, aménager un espace cuisine, un accueil, acheter le mobilier, les équipements informatiques, … il n’est pas rare en Régions que ces travaux représentent l’équivalent de plus de 2 ans de loyer. De nombreux Bailleurs participent d’ailleurs sous forme de franchise de loyer à ces investissements. Il est important également d’avoir en tête qu’à la fin d’un bail, le Bailleur peut, soit conserver gracieusement les aménagements en place, soit demander au locataire de remettre intégralement en état les locaux, ce qui peut représenter là encore l’équivalent de 10 à 12 mois de loyer.

Enfin, si la société Locataire n’est pas suffisamment stable financièrement, si elle ne peut pas produire deux bilans positifs, le Bailleur demandera une garantie bancaire qui peut aller jusqu’à l’équivalent de 12 mois de loyer, charges et taxes.

Si l’on reprend l’exemple de la start-up précédemment citée, non seulement elle devra prendre directement une surface bien supérieure à ses besoins du moment, mais elle devra en plus débourser l’équivalent de 3 ans et demi de loyer pour s’installer dans les locaux, avec en toile le fond de potentiels coûts de départ très élevés lorsqu’il lui faudra dénoncer son bail pour prendre des locaux plus grands.

A l’inverse, les redevances des contrats de services proposés par les espaces de travail flexibles sont généralement payables par mois d’avance, et le dépôt de garantie correspond à 1, 2 ou 3 mois de redevance selon les acteurs. Les frais de travaux et d’installation sont quasiment inexistants puisque les locaux sont déjà meublés et équipés, et les coûts en cas de départ se limitent en général à un simple ménage de fond, voire à la réparation de potentielles dégradations.


Les coûts cachés de l’immobilier

Cette question des coûts de remise en état est à remettre dans la perspective plus large de ce qui est communément appelé « les coûts cachés de l’immobilier ». Ainsi, lorsqu’une entreprise recherche des locaux, elle va habituellement comparer le coût du loyer au mètre carré. Eventuellement, elle inclura les charges locatives et la taxe foncière dans son calcul. Mais ira-t-elle dans le détail des charges ? De ce qui est inclus et de ce qu’elle devra payer en sus ? Pensera-t-elle au ménage, à la maintenance, à l’entretien, à la sécurité (contrôle d’accès, caméras, alarme), au gardiennage, à l’assurance, au coût d’une salle autocom pour ses équipements informatiques ? Sans parler des travaux d’aménagement et du mobilier déjà énoncés plus haut.

Dans cette optique, les contrats de service proposés par les acteurs du coworking ont le mérite d’être clef en main. A part les consommables (impressions, appels téléphoniques, café, affranchissement, et encore, plusieurs acteurs proposent des packs sur ces postes de coût), le tarif est fixé pour la durée du contrat. Pas de rappel de charges, pas de réparations, pas de surprise. Comme à l’hôtel, les disfonctionnements doivent être signalés au personnel pour être pris en charge par l’établissement. Pour le client, ni surcoût ni temps perdu. Et un seul prestataire à gérer. Inutile de souscrire des contrats pour l’eau, l’énergie, l’entretien etc.

Le prix peut évidemment sembler plus élevé de prime abord, mais il se révèle bien souvent tout à fait compétitif lorsque l’on descend dans le détail des coûts immobiliers. Et cela s’explique car les services, et donc les coûts, sont mutualisés. En somme, une entreprise qui ne loue qu’un bureau pour deux personnes bénéficie des tarifs négociés sur les 2 000 m² du site.


Services

Enfin, au-delà des simples mètres carrés loués, les utilisateurs attendent de plus en plus de services. Espaces de restauration, casiers connectés, salle de sport, espace détente, proximité de commerces, etc. Or il est évident que le bail commercial n’est pas adapté à ces nouveaux usages, et le statut des SIIC impose d’ailleurs de différencier le traitement des mètres carrés et des services.

Par comparaison, un espace de coworking ou un centre d’affaires va fonctionner sur la base d’un contrat de services. Dans ce cadre, la mise à disposition d’un bureau devient un service parmi d’autres, ce qui permet d’inclure, par nature, n’importe quelle autre prestation.

En conclusion, si les contrats de service proposés par les nouveaux acteurs de l’immobilier répondent aux attentes des entreprises en termes de flexibilité dans le temps et dans l’espace, ils conduisent également à une mutation profonde des réflexions immobilières. Ils offrent en effet la possibilité de ne plus réfléchir en coût par mètre carré mais en coût par personne. Et par là-même de flexibiliser dans les bilans les coûts fixes des amortissements notamment. Quand on sait que l’immobilier représente le deuxième poste de coûts pour les entreprises après les salaires, la réflexion est loin d’être anodine.

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