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Comptabilité informatisée et fichier des écritures comptables : êtes-vous conforme ?

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A compter du 1er  janvier 2014, le contrôle fiscal d'une comptabilité informatisée impose à l'entreprise de fournir un fichier aux normes de l'Administration. Le contrôle fiscal des comptabilités informatisées devient obligatoire. Nicolas Touchet, directeur associé au sein de Baker Tilly France, chargé du développement de l'audit des systèmes d'information, explique présente les nouvelles contraintes informatiques pour les entreprises.

Une obligation à compter du 1er janvier 2014

Pour tous les avis de vérification adressés depuis le 1er janvier 2014, et concernant les exercices comptables ouverts à compter du 1er janvier 2013, les entreprises doivent obligatoirement transmettre à l'administration fiscale un fichier dématérialisé des écritures comptables. Toutes les entreprises sont concernées. L'objectif pour l'administration est de disposer d'un format informatique unique lui permettant de réaliser ses analyses plus rapidement.

Un format de fichier contraignant

En cas de contrôle, au-delà des problématiques « habituelles » comptables et fiscales, ces nouvelles exigences de l'administration concernent essentiellement l'informatique. L'administration impose un format de fichier spécifique, comportant de 18 à 22 champs, dans un ordre pré défini imposé. C'est ce format que les entreprises doivent scrupuleusement respecter.

Ainsi, les entreprises doivent être en mesure d'extraire les données à partir de leurs logiciels comptables. Plusieurs situations peuvent se présenter. Pour chaque logiciel comptable, voire pour chaque version de logiciel, les problématiques peuvent être différentes.

La situation la plus répandue est celle des entreprises qui utilisent un logiciel du marché. Le plus simple est d'installer une mise à jour qui inclut cette nouvelle fonctionnalité d'extraction. Pour les entreprises ayant ont développé un logiciel en interne, le service informatique doit réaliser un développement spécifique permettant d'extraire les données comptables vers le format imposé.

Des précisions techniques très précises

C'est un arrêté du 29 juillet 2013 qui fixe les normes auxquelles doivent répondre ces fichiers. Entre autres : un fichier par exercice, classement des écritures par ordre chronologique de validation, ensemble des données comptables et des écritures contenues dans le système d'information, etc.

La remise de ces fichiers s'effectue au début des opérations de contrôle sur support électronique. Cette remise est formalisée par écrit sur un document remis par le vérificateur et contresigné par le contribuable.

L'expert-comptable, garant de la conformité des fichiers dématérialisés

Lorsque les entreprises externalisent leur tenue comptable, c'est leur cabinet d'expertise comptable qui doit être en mesure de fournir ces fichiers à l'administration. En revanche, si elles tiennent leur comptabilité en interne, ou qu'elles ne confient à leur expert-comptable que la révision et le bilan, ce sont elles qui doivent s'organiser pour répondre aux exigences du fisc.

Dans ce dernier cas, l'expert-comptable peut intervenir, soit sur l'ensemble de la mise en œuvre du processus, soit pour accompagner l'entreprise en testant par exemple la conformité des données extraites par l'entreprise.

Attention aux sanctions applicables

Dans le cas d'un contrôle fiscal, le défaut de présentation de la comptabilité est sanctionné.

De même, si le contribuable ne fournit pas le fichier et s'oppose en conséquence au contrôle informatisé, il risque l'évaluation d'office des bases d'imposition pouvant entraîner une majoration de 100 % des droits rappelés. Attention également, les entreprises doivent s'informer sur le contexte général, plus large, des normes applicables au contrôle des comptabilités informatisées.

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