Le travail à distance, ponctuel ou
régulier, continue de se développer au sein des organisations. Selon les
derniers chiffres d’Eurostat, la proportion d’employés en télétravail a
progressé de 8 points de 2019 à 2023. Un succès qui s’explique en partie par un
usage renforcé des outils de visio-collaboration. En effet, les solutions de
visioconférences jouent de plus en plus un rôle essentiel dans la réussite de
la collaboration hybride et leur bonne préparation est primordiale.
Tixeo, unique acteur
français proposant une technologie de visioconférence sécurisée certifiée
(CSPN) et qualifiée par l'ANSSI, adaptée aux communications sur des réseaux
isolés, partage ici ses 5 conseils pour organiser une visioconférence efficace.
1. Préparer l’aspect technique de la réunion
Rien n’est plus
frustrant qu’une caméra floue ou un son médiocre pour les participants d’une
réunion en ligne. Il est recommandé de prendre le temps de tester la webcam, le
micro et surtout en amont la connexion Internet, afin de garantir la bonne
qualité des échanges. Le Wi-Fi est par définition un réseau instable, à
l’inverse d’un réseau filaire, qui va offrir un débit continu.
Avant la
visioconférence, il est également important de s'assurer que tous les
participants peuvent accéder à la plateforme sans problème. Pour cela, il peut
être conseillé d'envoyer le lien de la réunion à l’avance et, si nécessaire, de
proposer un test technique approfondi. Ces tests préalables évitent de perdre
du temps en réglages et en configuration au moment de la réunion et préservent
la dimension professionnelle de l’échange.
2. Aménager son environnement
La lumière naturelle
offrira toujours un meilleur résultat d’éclairage en visioconférence. Il est
important de se placer face à la source de lumière, et non dos à une fenêtre
par exemple, pour éviter les contre-jours et la dégradation de l’image. Si la pièce
est sombre, il est préférable de se positionner avec une lumière latérale ou
face au visage, pour obtenir une luminosité suffisante. Un bon éclairage mettra
en valeur le visage et rendra la communication plus engageante.
Un arrière-plan neutre
ou flouté évite les distractions. Il est également possible d'opter pour une
image de fond, à adapter selon le public. Pour faire meilleure impression, il
est conseillé de vérifier le cadrage avant d’entrer dans la réunion.
Mettre le téléphone en
mode silencieux et demander aux proches de ne pas interrompre si l'on est en
télétravail est essentiel. Il est également important de désactiver les sons
des notifications de l’ordinateur.
3. Structurer et partager l’ordre du jour
Envoyer l’ordre du jour
et les documents nécessaires à la réunion au moins 24 heures à l’avance permet
aux participants de se préparer et de contribuer efficacement aux échanges.
Un ordre du jour bien
structuré facilite la communication et la conduite de la réunion, permettant
d’atteindre les objectifs fixés. Il est possible de commencer la
visioconférence par un bref rappel du but de la réunion, puis de poursuivre
avec les sujets principaux à aborder, et de terminer par une session de
questions-réponses.
4. Mener une visioconférence engageante
Pour capter
l’attention, il est recommandé de poser des questions ouvertes, de partager des
vidéos et des images, ou d’utiliser des outils interactifs comme les sondages.
Des anecdotes pertinentes ou des exemples concrets peuvent également aider à
maintenir l’intérêt.
Encourager les
participants à poser des questions via le chat ou en direct, en utilisant des
fonctionnalités comme le « lever de main » pour éviter d’interrompre d’autres
intervenants et veiller à valoriser chaque participation, favoriser une
discussion dynamique et enrichissante.
5. Assurer le suivi post-réunion
Un résumé clair des
points discutés, accompagné de l’enregistrement de la réunion, peut être
partagé à l’issue de la visioconférence, si celle-ci n’est pas confidentielle
ou classifiée. Les comptes-rendus aident à garder une trace des décisions
prises et des actions à entreprendre. L’intelligence artificielle permet
aujourd’hui de faciliter cette étape en créant des transcriptions et des
comptes-rendus sur simple demande.
Il peut être intéressant de demander aux participants leur avis sur la visioconférence, en les contactant directement ou en leur demandant de remplir un questionnaire de satisfaction. Leurs retours sont précieux pour améliorer les futures visioconférences.