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[Etude] Les tendances 2022 du 11e rapport “Gouvernance de l’information numérique, des documents et des données”

Plus de 10 ans d’enquête permettent de dégager les tendances de fond et les sujets émergents concernant la gouvernance de l’information, des datas et des documents numériques pour 2022-2023. Au menu : Ged, archivage électronique, collaboratif, signature et parapheur électronique, digital workplace… au service d’une meilleure efficacité encadrée par une maîtrise des risques.

Gouvernance de l’information, encore en devenir dans les organisations

1 organisation sur 5 seulement dispose d’une vision globale de la gouvernance de son information numérique, avec son comité de pilotage et son outillage. Mais la sécurité de l’information, la rationalisation de la gestion et des accès aux informations, documents et données, ou encore le positionnement central des data convainquent chaque année de plus en plus d’entreprises de mettre en place une gouvernance sur ces sujets, et désormais, un peu plus de 3 organisations sur 5 s’y sont engagées. Ces programmes sont pilotés quasi à parts égales entre la Direction et la DSI.

Les attentes des managers et collaborateurs: accès unique, mobilité, sécurité

Les managers et collaborateurs ont des attentes fortes concernant la gouvernance de l’information. Tout d’abord, 93 % d’entre eux plébiscitent un point d’accès unique aux données et documents des entreprises, pour arrêter de jongler entre 10 ou 15 applis différentes. 63 % veulent un accès en situation de télétravail ou de mobilité, chiffre qui augmente fortement depuis 2 ans du fait des conséquences de la pandémie. Et en conséquence, 59 % sont conscients que la question des droits d’accès et de la sécurité doivent être renforcés. L’archivage électronique comme clé de sécurité pour les informations à valeur probante, notamment, est mis en place dans 19 % des organisations, mais 52 % prévoient un projet en ce sens.

Les tendances en phase de généralisation : collaboratif et signature électronique

Les modes de travail collaboratifs ont pris une belle ampleur et aujourd’hui, c’est un enjeu prioritaire pour 38 % des organisations (contre 23 % en 2020). En conséquence, la GED collaborative, les portails collaboratifs et les digital workplaces prennent de plus en plus de place dans les projets réalisés ou à venir. La Ged ne s’entend d’ailleurs plus sans gestion des contenus associés, pour 44 % des répondants. Enfin, la signature électronique se généralise dans les organisations de toute taille, et est utilisée aujourd’hui chez plus d’un tiers des répondants (34 %). Le parapheur électronique est lui utilisé dans 20 % des cas, en complément de la signature, et essentiellement dans les collectivités territoriales.

Les tendances émergentes : formation des utilisateurs, KM et démat écoresponsable

Conséquence qualitative du collaboratif, le KM (knowledge management) et la gestion des connaissances, très en vogue il y a une dizaine d’années, reviennent en force chez nos répondants : 9 % incluent désormais ce sujet dans leur gouvernance, et surtout, 50 % envisagent de lancer un projet en ce sens dans les 2 ans qui viennent.

La gouvernance est le bras outillé de la transformation digitale, et l’accompagnement au changement s’accompagne de plus en plus de formation des utilisateurs, ce qui était jusqu’ici plutôt un parent pauvre. 32 % des organisations expriment ce besoin.

Enfin dernière tendance tout juste émergente : le numérique écoresponsable. 61 % des répondants se sentent concernés, mais seulement 21 % pensent engager des actions en la matière. 3 % des répondants ont inclus le numérique dans le bilan carbone de leur organisation, ce qui est très faible, et moins de 1% ont intégré la dématérialisation dans ce calcul.

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