Par Guillaume Ponsard, Président Fondateur de la fintech française CentralPay
S'ils n'étaient déjà que peu respectés en 2018 et 2019, les délais de paiements ont doublé en 2020. La crise sanitaire est en grande partie à l'origine de cet allongement. Mais le télétravail également a contribué à ralentir et à compliquer les processus de paiement.
Peu connue, la fonction de credit manager a pour mission de faire aboutir les paiements et d'optimiser la trésorerie et le BFR. Soutenue par des technologies de relances automatisées et en synergie avec la panoplie de moyens de paiement aujourd'hui disponibles, le credit manager dispose de tous les leviers pour contenir les délais.
Les encours clients, des délais et des impayés en BtoB comme en BtoC
Avec 50 jours supplémentaires en moyenne subis en 2020, les délais de paiements poursuivent leur triste expansion. Le rapport annuel de l'Observatoire des délais de paiement pour l'exercice 2018 n'était déjà pas flatteur pour les grandes entreprises, qui persistent à régler leurs fournisseurs, pour 56% d'entre elles, au-delà de 60 à 90 jours. Les secteurs dont la clientèle est essentiellement composée de professionnels subissent les délais les plus longs. L'enquête annuelle menée par l'assureur crédit Atradius auprès de plus de 2 700 entreprises dans 13 pays européens montre une dégradation significative des délais clients en France.
Mais si le rapport se concentre sur les retards de paiement entre professionnels, le recouvrement de créance auprès des clientèles de particuliers présente également une marge de progression importante. En 2018, les impayés entre particuliers et professionnels ont représenté 284 Mrds€.
Qu'elles évoluent en BtoB ou en BtoC, les plus fragilisées par ces retards de paiement sont, sans surprise, les TPE et les PME. Elles sont « 38,6% à considérer que les retards de paiement ont eu des conséquences néfastes importantes sur leur activité, et 21,3% déclarent avoir pris des mesures pour récupérer de la trésorerie quand 14,7% ont dû faire appel à leur banquier pour obtenir une extension de leurs lignes de découverts ».
Préserver la relation commerciale jusqu'au bout
La culture du cash en entreprise est encore peu développée. Pourtant savoir optimiser sa trésorerie, c'est assurer la pérennité et la croissance de l'activité. Parmi les leviers de cette culture, l'introduction d'un poste de credit manager vise à armer l'entreprise contre le risque d'impayé et à réduire sensiblement le DSO (Days sales outstanding).
Le rôle d'un gestionnaire de poste client (ou credit manager) est complexe. Il doit analyser et prévenir le risque en fonction de la clientèle. Il définit les conditions générales de vente, conçoit, met en œuvre et évalue le processus de facturation et procède au recouvrement des créances.
Entre l'émission d'une facture et l'éventuel processus du recouvrement, intervient l'étape sensible du paiement. Or la réalisation du paiement est conditionnée tant au travail d'analyse et de rédaction contractuelle du credit manager que par la relation. Une relation qui ne s'achève pas à l'envoi d'une facture, mais se nourrit de dialogue en continu.
Ici les objectifs sont multiples : pour l'entreprise, il s'agit de prévenir et d'identifier de possibles mécontentements, susceptibles de conduire à un litige. Pour le credit manager, c'est l'occasion de lever rapidement les obstacles au paiement, en proposant diverses solutions de facilités. Pour le client, c'est une écoute et la manifestation de l'intérêt de l'entreprise vis-à-vis de ses difficultés.
Automatiser la relance, personnaliser le dialogue, connecter toutes les solutions
La digitalisation des fonctions de cash management est en cours. Elle offre désormais une automatisation des relances en adéquation avec l'exigence de dialogue, le profil du client et les conditions dans lesquelles la commande a été passée.
En veillant à la qualité des scénarios de relances - anticipation, rythme, personnalisation -, l'entreprise parvient à limiter considérablement le nombre d'impayés. Et parce que le dialogue a vocation à fluidifier les échanges vers un dénouement positif, la digitalisation du poste client s'accompagne de nouveaux moyens et modalités de paiements.
Outre la sélection pertinente du mode de règlement selon son client (achat par paiement unitaire, paiement échelonné, paiements récurrents, caution PLBS et paiements partiels, envoi de lien, de QRcode, paiement instantané), les interactions intégrées et digitalisées profitent à toute la chaîne de traitement. L'automatisation par notifications augmente le taux de paiement en réenclenchant des processus manqués et offre une traçabilité comptable absolue.
La lutte contre les retards de paiement est une affaire nationale, mais elle demeure, en premier lieu, attachée à l'intérêt de l'entreprise. Réussir sa bataille le plus en amont possible réduit d'autant les dépenses liées au recouvrement, amiable comme judiciaire.