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Les entreprises pour la flexibilité au travail, pas pour le flex office…

Malgré 61% d’intention en 2017, seules 23% des entreprises franciliennes du tertiaire ont depuis mis en place le flex office. Un chiffre que révèle Parella-Esquisse, acteur incontournable du conseil en immobilier d’entreprise et en aménagement d’espaces de travail 100% dédié aux utilisateurs, dans la 3e édition de son étude annuelle sur l’évolution des modes d’aménagement des locaux d’entreprise & des nouveaux modes de travail.

Dans le contexte actuel où les nouveaux modes de travail bousculent les codes de l’entreprise et son aménagement, le flex office est-il vraiment la solution pour concilier flexibilité immobilière et flexibilité au travail ? L’enquête réalisée par Parella-Esquisse auprès de 172 entreprises d’Ile-de-France livre ici des réponses... 


Qu’est ce qui amène les entreprises à repenser leur organisation ?

Ce sont bien les nouveaux modes de travail (nomadisme, télétravail, collaboratif…) qui arrivent en 1ère position et poussent la majorité des grandes entreprises franciliennes interrogées par Parella-Esquisse à repenser leur organisation. Les critères de recherche économique ou encore le besoin d’attractivité (renforcement de la marque employeur) arrivent en 2ème et 3ème position. 

 
Aménagement et New ways of working : où en sont les entreprises ?

Les entreprises restent globalement satisfaites de leurs bureaux actuels : 71% d’entre elles considèrent que leur aménagement correspond à leur stratégie (vs 61% en 2018).
Parmi les entreprises interrogées, 29% trouvent que leur aménagement actuel ne répond toujours pas à leur stratégie (vs 39% en 2018). La 1ère raison est l'inadéquation des modes de travail à hauteur de 80% (tout comme en 2018 à 71% et en 2017 à 60%), soit un bond significatif de 20% en 2 ans. La 2ème raison est l'image à hauteur de 59% (vs 42% en 2018 et 35% en 2017); viennent ensuite les modes de management à 57%.  
Les bureaux restent ouverts pour 56% d’entre elles (vs 55% en 2018). Et, alors que le travail n’a jamais été aussi collaboratif puisque 83 % des personnes interrogées déclarant travailler en mode collaboratif/projet, les postes de travail restent attitrés à hauteur de 87% (vs 82% en 2018 et 73% en 2017).
 
« Le mode projet ou collaboratif requiert du mobilier et des espaces qui doivent pouvoir se reconfigurer afin de regrouper les différents acteurs, permanents ou ponctuels, internes ou externes, selon les différentes phases du projet. Le développement des nouvelles technologies associé à une flexibilité spatio-temporelle et une nouvelle philosophie de travail sont des leviers de transformation et de réussite efficaces ; avec pour objectifs de faciliter la collaboration, la créativité et le partage d’informations en continu », déclare Olivier Neuman, Associé de Parella.


79% des entreprises interrogées déclarent avoir mis en place le télétravail en 2019 (vs 59% en 2018), 74% ont adopté la flexibilité horaire. 38% donnent accès à des tiers-lieux (vs 27% en 2018), comme par exemple les espaces de coworking. Ces derniers répondent certes au besoin de flexibilité/agilité, mais offrent également une solution au manque de surfaces disponibles à Paris (taux de vacance moyen à Paris de 2,2%). Par ailleurs, 30% des entreprises ont déjà des espaces modulaires au sein de leurs locaux.

Malgré 61% d’intention évoqués dans l’étude Parella-Esquisse en 2017, le flex office reste stable, avec 23% (vs 22,5 % en 2018). Pour les entreprises qui l’ont mis en place, 70% l’ont déployé par département (vs 63,5% en 2018) et l’ont appliqué au comité de direction (43%).

Il est intéressant de noter l’évolution des raisons pour lesquelles la majorité des entreprises n’ont finalement pas sauté le pas. Elles évoquent en premier lieu qu’elles ne sont ni prêtes, ni adaptées à ce changement (5ème raison en 2018), qu’il s’agit d’un sujet complexe (2ème vs en 1ère raison en 2018) ou d’une résistance interne (3ème raison vs 2ème en 2018). 


Le flex office, ce n’est pas automatique !

En effet, ce mode d’aménagement nécessite une étude préalable intégrant une multitude de critères (population en présence, activité de l’entreprise, autres modes de travail : télétravail, tiers-lieux…) car le flex office n’est pas adapté à toutes les structures ou à toutes les populations de l’entreprise. Pour celles qui l’ont adopté, un accompagnement au changement, la redéfinition des règles de vie ainsi que des retours d’expérience restent essentiels afin de favoriser l’adhésion et l’adoption des collaborateurs.
 
Les bénéfices soulignés par les entreprises ayant mis en place le flex office sont une agilité renforcée en 1ère position (vs une meilleure utilisation des espaces en 2018), une synergie entre les équipes en 2ème position (vs une agilité renforcée en 2018) et une communication plus fluide (même position qu’en 2018).

« Le flex office n’est plus nécessairement synonyme d’optimisation des surfaces il répond à une nécessité de multiplicité, de diversité de lieux. Pour adopter le flex office, il est primordial de trouver le juste équilibre entre les espaces collaboratifs et individuels, par conséquent il faut définir une pluralité de lieux qui doit s’adapter à différentes situations. Pour que la transition s’opère en douceur, les entreprises doivent communiquer auprès des salariés en les impliquant bien en amont, le manager jouera un rôle primordial dans son adoption, il faudra ainsi veiller à lui procurer les outils adéquats ainsi qu’un accompagnement personnalisé », poursuit Olivier Neuman.
 
Plus généralement, les entreprises trouvent que les new ways of working renforcent l’intelligence collective (1ère position), la transversalité (2ème), l’innovation (3ème) et l’autonomie.
Le « bureau » n'est plus un territoire formel de l'entreprise, mais un service qui se consomme désormais au gré des besoins et des activités. L’immobilier devient agile et flexible, composé d’une hybridation de lieux reprenant les codes de l’hôtellerie.

Quels sont les facteurs clés de succès de la transformation de l’entreprise ?

Les entreprises s'accordent à dire que pour faire de leur projet de transformation un succès, les facteurs clés sont : l'exemplarité du management et l'implication de la gouvernance (1ère position), l'accompagnement au changement (2ème position) et des aménagements adaptés (3ème position).


Et demain ? quels seront les nouveaux visages de l’entreprise et de ses espaces de travail ?

«En 2018 nous posions la question suivante :  les sièges sociaux continueront-ils d’exister ? Nous avons la conviction que oui ! Reste à déterminer quelles en seront la ou les formes. Nul ne peut encore prévoir quelles seront les activités humaines, dans le futur. Dans quelles directions et magnitude les entreprises et leurs activités vont évoluer ? Le meilleur moyen d’y adapter les espaces de travail est de placer ces transformations au cœur de toutes les stratégies immobilières », conclut Michel Jean, Directeur Général de Parella.


L’étude 2019 de Parella-Esquisse, qui s’est également penchée sur la question
du rôle du manager, est à retrouver ICI.

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