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ISO 9001 et 14001 version 2015 : les bonnes pratiques pour réussir son examen de passage

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Rija Andria, Directeur Opérations et Qualité de SLAT*, PME industrielle lyonnaise parmi les premières certifiées dans la nouvelle version 2015 des normes ISO 9001 et 14001, et Elise Lebacq, responsable QHSE, délivrent quelques-unes des bonnes pratiques sur lesquelles les entreprises peuvent s’appuyer pour réussir le passage à la version 2015.

Une mise à jour que toutes les entreprises certifiées devront avoir réalisée d’ici fin 2018. « En décembre 2015, nous comptabilisions environ une dizaine d’entreprises certifiées, dans notre région. SLAT est un cas d’école intéressant : celui d’une PME industrielle qui juge important pour elle d’intégrer rapidement les nouvelles versions des normes afin d’envoyer un signe de dynamisme à ses clients et un gage de confiance auprès des parties prenantes », commente Olivier Constant, délégué régional AFNOR Auvergne-Rhône-Alpes.

Quelles évolutions dans la version 2015 des 2 normes ?
Dans cette version, l’entreprise doit tenir compte du contexte et de l’environnement dans lequel elle se situe. L’une des particularités de la version 2015, dans les 2 normes, est la nécessité d’identifier et d’analyser les risques et les opportunités auxquels l’entreprise est susceptible d’être confrontée et de définir des plans d’actions pour leur répondre. Ceci afin de sécuriser le management de l’ensemble des activités de la qualité nécessaire à la planification et la réalisation des produits. 
L’autre nouveauté est constituée par la prise en compte des parties prenantes : fournisseurs, clients, partenaires... La question posée est de savoir en quoi celles-ci peuvent affecter le management de l’entreprise ou en être affectées.
La mise à jour 2015 reflète aussi le lien étroit entre qualité et environnement. ISO 9001 et 14001 sont désormais chapitrées de la même manière. Sur les aspects environnementaux, la norme ne prend plus seulement en compte le process de production. Elle intègre le produit, dans une perspective d’analyse du cycle de vie complet
Un point important, enfin : tous les collaborateurs de l’entreprise contribuent aux process. Chacun apporte sa pierre à l’édifice. Ce qui induit des évolutions dans des modes de management désormais basés sur la responsabilisation et l’autonomie.


Règle numéro 1 : s’appuyer sur ce qui existe déjà au sein de l’entreprise
Les démarches d’anticipation des risques et des opportunités existent déjà dans les entreprises, dans le secteur automobile, notamment, et dans d’autres domaines. La version 2015 met à disposition des outils d’analyse : SWOT, AMDEC, PDCA*. Le mieux, c’est de rester pragmatique et de ne pas partir de zéro. La formalisation des processus et l’identification des dysfonctionnements induites par la précédente version 2008 est une base de travail intéressante. En s’appuyant sur ces processus et sur l’analyse des dysfonctionnements, par exemple ceux liés à une non-conformité clients, on peut déduire des risques et des opportunités. Le mieux est donc de s’appuyer sur l’existant pour le compléter et l’adapter. Si l’entreprise a, par exemple, mis en place une démarche de maintenance préventive consistant à repérer les défaillances machines potentielles et à les anticiper en changeant les pièces incriminées, il s’agit déjà d’anticipation des risques pouvant affecter la production. Idem, lorsqu’elle évalue les performances, la situation financière et les engagements qualité de ses fournisseurs : ce faisant, elle anticipe le risque de défaillance pouvant affecter son activité et peut travailler sur les solutions à apporter, avec son fournisseur. Il ne s’agit pas de pousser trop loin l’analyse et de complexifier. Avant de démarrer, posez-vous la question : en quoi, dans mon entreprise, ai-je déjà anticipé sur ce qui m’est demandé ? Si cette question ne trouve pas de réponse et que les pratiques de gestion des risques et des opportunités ne sont pas développées dans l’entreprise, il ne faut pas hésiter à se faire accompagner par un prestataire extérieur tel qu’un cabinet de consulting ou de demander conseil à un organisme certificateur.

Règle numéro 2 : sensibiliser l’équipe aux évolutions de la version 2015
Les entreprises déjà certifiées ont structuré leur organisation, en désignant des responsables de processus et des auditeurs internes. Le responsable qualité porte la démarche et diffuse l’information et les bonnes pratiques dont l’entreprise doit tirer parti.  Il est important que l’équipe d’auditeurs internes ait bien perçu et compris les évolutions induites par la version 2015 et le nouveau référentiel. Il ne faut pas hésiter à mettre en place des actions de sensibilisation à leur égard et des réunions de pilotage et de planification. Il y a forcément une appréhension face au changement. Il ne faut donc pas négliger l’accompagnement. L’objectif étant de véhiculer un message interne qui soit cohérent avec ce qui a déjà été réalisé et avec le contexte de l’entreprise. Rappelons-le : la norme est au service de l’entreprise, et non l’inverse.

Règle numéro 3 : définir et encadrer le processus de certification
Il ne s’agit pas de créer une « usine à gaz », mais au contraire de simplifier au maximum le passage à la nouvelle version. Chaque entreprise devrait définir ses propres règles de mise en œuvre. Chez nous, par exemple, nous nous sommes appuyés sur un référentiel interne : en quelque sorte, les 10 commandements qui régissent notre activité et notre culture d’entreprise. Un conseil aussi : ne pas hésiter à utiliser le PDCA (Plan, Do, Check and Act), un des outils de la version 2015, pour la gestion des actions.

Règle numéro 4 : une direction engagée et des collaborateurs impliqués
Le facteur-clé de succès, c’est l’engagement de la direction et l’implication des collaborateurs. La certification est un outil de management, au service de l’entreprise. D’où l’impératif de responsabiliser au maximum l’ensemble des collaborateurs, quel que soit leur poste. En interne, il est important de donner du sens au travail de chacun, de la manière la plus proche possible du terrain. La norme doit s’inscrire dans le cadre de l’entreprise réelle et non pas dans une pure virtualité.

Règle numéro 5 : simplifier plutôt que compliquer
La version 2015 se veut pragmatique. La gestion documentaire est simplifiée. Le travail amorcé par l’entreprise doit donc se cantonner aux éléments qui lui sont nécessaires, dans le cadre de son activité et dans son environnement. C’est un point important, à ne pas perdre de vue. En résumé, la règle de base pourrait être : s’appuyer sur ce qui a déjà été entrepris et sur ce qui va réellement permettre d’améliorer la performance, au service d’une croissance profitable.

*SLAT, seule entreprise française spécialisée dans l’alimentation électrique continue pour les applications du bâtiment et des infrastructures. Elle est aussi désormais l’une des premières entreprises de France certifiée dans la version 2015 des normes ISO 9001 et 14001.
http://www.slat.com/

_________

Lexique

SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunites, Threats) est une méthode d’analyse qui donne une vision de l’entreprise à un instant donné.

AMDEC (Analyse des Modes de Défaillance, de leurs Effets et de leur Criticité) est une technique d’analyse en maintenance prédictive permettant de détecter les faiblesses d’un système afin de les prévenir et d’apporter des solutions.

PDCA (Plan, Do, Check, Act) est une méthode de gestion de projet qui permet de repérer les étapes à suivre pour améliorer la qualité dans une organisation.

La norme ISO 9001 est une norme de certification de la qualité. Elle fournit l’ensemble des exigences pour un système de management de la qualité.

La norme ISO 14001 est une  norme internationale de certification environnementale. Elle trace un cadre que l’entreprise peut appliquer pour mettre sur pied un système de management environnemental efficace.

 

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