L'analyse de François Thévenot Sales & Channel Manager
Southern Europe, Middle East & Africa chez Foxit.
En 2025, la
transformation numérique des services financiers n'est plus une simple option,
mais une nécessité stratégique. Les entreprises qui s'accrochent encore aux
processus papier s'exposent à des inefficacités coûteuses et à des risques
accrus de non-conformité. La dématérialisation, notamment par l'adoption des
PDF numériques et des signatures électroniques, s'impose comme la solution pour
optimiser les workflows financiers.
Les limites des
processus papier dans la finance
Malgré les avancées
technologiques, de nombreuses équipes financières restent dépendantes de
workflows traditionnels basés sur le papier. Cette dépendance entraîne des
retards dans les validations, des risques de perte de documents et une
augmentation des erreurs humaines lors de la saisie des données. Ces obstacles
freinent la capacité des entreprises à prendre des décisions financières
rapides et éclairées.
Dans un environnement
où les transactions s'accélèrent et où les exigences réglementaires se
renforcent, ces méthodes obsolètes peuvent compromettre la compétitivité et la
conformité des organisations. Les inefficacités s'accumulent - factures
retardées, frais d'expédition coûteux le lendemain, suivis interminables par
courrier électronique -, autant d'éléments qui épuisent la productivité et les
ressources.
Pourtant, le cadre juridique actuel soutient pleinement la dématérialisation des documents financiers.
En France, l'article 1366 du Code civil stipule que «
l'écrit électronique a la même force probante que l'écrit sur support papier,
sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et
qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir
l'intégrité ».
PDF numériques et
signature électronique, le couple gagnant
L'adoption des PDF
numériques et des signatures électroniques offre des avantages significatifs
pour les équipes financières. En éliminant les obstacles liés aux processus
papier, ces outils fluidifient l'approbation des documents en supprimant les
obstacles. Grâce au traitement par lots et au partage instantané, les
transactions se finalisent en quelques heures plutôt qu’en plusieurs jours. De
plus, la dématérialisation réduit considérablement les coûts associés à
l'impression, à l'envoi et au stockage des documents physiques, tout en
améliorant l'efficacité opérationnelle.
La sécurité des informations financières est une priorité absolue. Les documents numériques, lorsqu'ils sont correctement gérés, garantissent une conformité accrue avec des réglementations telles que le Règlement eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) de l'Union européenne, qui établit depuis 2016 un cadre pour les signatures électroniques et les services de confiance. En France, la loi de finances pour 2024 a fixé un nouveau calendrier pour la généralisation de la facturation électronique, avec une obligation d'émettre des factures électroniques à partir du
1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire, et du
1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises et les
micro-entreprises. Ces mesures visent à renforcer la traçabilité et la transparence
des transactions financières, réduisant ainsi les risques juridiques et
facilitant les audits.
Applications concrètes
pour les équipes financières
Dans tous les secteurs,
les équipes financières rationalisent leurs opérations grâce aux solutions de
documents numériques. Trois applications illustrent l’importance de
l’utilisation de ces outils. Pour les rapports financiers, les outils PDF
alimentés par l'IA automatisent l'extraction des données, garantissant ainsi
l'approbation des rapports trimestriels et annuels en toute transparence. Pour
les accords et les contrats, les signatures électroniques à distance accélèrent
la conclusion des contrats, réduisant ainsi les délais d'exécution des contrats
de vente et des accords de prêt. Enfin, pour les approbations internes comme
pour les approbations budgétaires, les notes de frais ou encore les audits,
passer sans effort par des workflows numériques permet à toutes les parties
prenantes de rester alignées.
Encore faut-il choisir
une solution de PDF numérique et de signature électronique qui offre une
interface conviviale et collaborative qui permet une adoption transparente par
les équipes. Mais aussi une sécurité avancée avec chiffrement, protection par mot
de passe et authentification multifactorielle pour une conformité sans faille
et des intégrations transparentes avec les systèmes ERP, de comptabilité et de
CRM pour une expérience sans friction.
Enfin, les solutions
les plus récentes doivent proposer des modules d’IA et automatisation : en
s’appuyant sur des modèles intelligents, de l’OCR puissant et un traitement par
lots, les équipes financières pourront éliminer les tâches manuelles répétitives
et stimuler la productivité.
Les entreprises dont
les équipes financières ont pleinement adopté les PDF numériques et les
solutions de signature électronique constatent déjà des améliorations
mesurables notamment des délais de traitement plus courts sur la validation des
contrats. Ces outils réduit les erreurs de saisie manuelle des données, en
particulier en mettant en place de l’automatisation de documents pilotée par
l'IA.
Enfin, ce sont les
clients eux-mêmes qui en constatent les bénéfices : une exécution plus rapide
et plus efficace des documents permet d'améliorer l'expérience et la
fidélisation des clients.
Ainsi, l'intégration des PDF numériques et des signatures électroniques dans les workflows financiers représente une évolution stratégique majeure. Elle permet aux entreprises de gagner en efficacité, de renforcer leur conformité réglementaire et de s'engager dans une démarche durable, tout en répondant aux défis d'un monde financier en constante évolution.