Par Xavier Gaulle, Expert dématérialisation Conciliator Expert chez Dhatim
La facture électronique va se mettre en place progressivement entre les entreprises. Mais à quel rythme et de quelle façon ? Et surtout quels sont les impacts pour les cabinets d'expertise comptable ? Voici quelques éléments de réponse.
Qu'est-ce que la facture électronique ?
La facture électronique est un sujet vaste qui nécessite quelques définitions au préalable pour comprendre de quoi on parle. La facture dématérialisée ou facture électronique est un outil de simplification des rapports entre clients et fournisseurs. La forme peut donc être très variable. Cela peut être un échange de données sur un format fixé entre le fournisseur et le client (comme par exemple dans le cadre des marchés publics où l'usage du format d'échange imposé par l'administration est obligatoire depuis le 1er janvier 2020) ou un format générique pour l'ensemble des échanges commerciaux comme l'est actuellement la facture papier. Pour que la généralisation d'une facture électronique puisse se faire, il faut que toutes les entreprises soient capables d'émettre et de recevoir des factures électroniques.
La norme n'est pas encore fixée, un rapport doit être remis au parlement avant septembre 2020. Cependant le standard Facture-X devrait être retenu car il cumule la lisibilité par un humain avec le détail et la structuration nécessaire à la lecture par une machine.
La facture électronique sera mise en place en France
Mais comment en être sûrs ? Tout simplement car c'est un avantage pour les finances de l'Etat puisque la fraude sur la TVA devrait être considérablement réduite. Tout comme l'impôt à la source ou la DSN (déclaration sociale nominative), l'automatisation des échanges va permettre à l'Etat de contrôler plus et plus vite les déclarations et donc de limiter les fraudes tout en étant payé plus rapidement. Il n'y a donc aucune raison pour que l'Etat abandonne ce projet. La principale inconnue reste la date de mise en œuvre d'une telle réforme en France. La date officieuse actuelle est janvier 2023. Cependant, même hors de l'incertitude liée aux bouleversements introduits par le COVID-19, entre le calendrier annoncé et la réalité, il y a toujours un grand écart.
Il suffit de prendre l'exemple le plus proche en termes de norme électronique pour le constater : la DSN. Le déploiement officiel de la DSN a démarré en 2015. Aujourd'hui en 2020, même si toutes les entreprises sont officiellement en DSN, les données restent assez peu exploitées et le cœur de la réforme, les données nominatives, est encore en chantier.
Une situation hybride qui va perdurer pendant plusieurs années
On peut légitimement penser que la mise en œuvre de la facture électronique s'étalera sur plusieurs années. Comme pour la DSN, les premières à la mettre en place seront les grandes entreprises, puis viendront les TPEs et PMEs. Il y aura forcément plusieurs années de fonctionnement hybride : les entreprises devront pouvoir recevoir à la fois des factures électroniques et des factures papier de la part de leurs fournisseurs.
Les experts-comptables les plus exposés
Les experts-comptables seront les plus exposés à cette situation hybride car ils gèrent à la fois plutôt des petites entreprises mais aussi des portefeuilles avec des volumes de fournisseurs extrêmement importants (un petit cabinet traite en moyenne des factures de plus de 1000 fournisseurs différents).
Ils auront donc à gérer pendant au moins 5 ans des factures papier et des factures électroniques. Il est alors indispensable qu'ils mettent en place rapidement un système efficace pour vivre avec cette situation hydrique et ne pas avoir de différence de traitement entre la facture papier et la facture électronique. Il est nécessaire que les 2 formats de factures passent dans un système unique qui lit et fait l'affectation comptable automatique sans distinction.
Attendre pour mettre en place un tel système va engendrer pour les experts-comptables soit des coûts supplémentaires (la gestion de deux systèmes parallèles de traitement de documents pour un même dossier), soit une perte de clientèle étant obligés de refuser les dossiers clients qui ont - et c'est le cas le plus fréquent - de multiples fournisseurs.
Et paradoxalement la première chose que la facture électronique va imposer aux entreprises est la digitalisation de la tenue comptable des factures papier par et dans les cabinets qui, par ce biais se prépareront à la phase suivante : le traitement automatique à la fois des factures papier et des factures électroniques.
Les enjeux de l'acceptation et de la mise en place et de la facture électronique sont importants et vont nécessiter de s'affranchir des méthodes de traitement traditionnels qui ont montré toutes leurs limites dans la période que nous venons de traverser et qui interrogent également nos modes de travail.